Особенности оформления заграничной командировки

Многие предприятия сталкиваются с необходимостью отправлять сотрудников в зарубежные командировки. Встречи с деловыми иностранными партнерами, подписание международных контрактов, открытие филиала, переговоры, расширение сферы деятельности. Поводов много. Поговорим о том, как по всем правилам оформить командировку в другое государство.

Нормативная база

Начнем с трудового российского законодательства. Понятие командировки и процесс ее постановления описан в статье 166 Трудового кодекса. Закон гарантирует, что за командированным будет сохранено его рабочее место, он получит компенсацию затрат на поездку и свою обычную зарплату.

Другие нормативные документы, которыми нужно руководствоваться, отправляя сотрудника в зарубежную командировку:

• Статья 167 российского ТК.
• Постановление правительства №749, на которое мы уже не раз ссылались в своих статьях о командировках.
• Налоговый кодекс.
• ФЗ №173, принятый в 2013 году.

Кроме того, на предприятии также могут прописать особенности заграничных командировок в специальном положении, принять коллективное соглашение по этому вопросу, а также другие локальные документы.

Кого нельзя отправлять в командировку за границу

Прежде чем отправить сотрудника в командировку за границу, необходимо знать, кого категорически нельзя использовать для таких деловых поездок:

• Беременных.
• Несовершеннолетних. Исключением являются работники творческого и культурного профиля, например, дети-актеры.
• Субъектов, которым в конкретную страну въезд запретили.
• Сотрудников, у которых есть ограничения на выезд из страны.
• Работников, которые находятся в студенческом отпуске.

Нужно брать согласие на заграничную командировку у следующих категорий работников:

• Матерей, детям которых нет 3 лет.
• Опекунов малолетних детей.
• Родителей и опекунов-одиночек, детям которых нет 5 лет.
• Родителей несовершеннолетних инвалидов.
• Сотрудников, которые ухаживают за тяжело больным близким родственником.

Суточные в случае заграничной командировки

В сфере оформления командировок в целом и выплаты суточных в частности российское законодательство менялось неоднократно. В том числе в 2015 году, когда отменили служебные задания и командировочные удостоверения. Впрочем, многие работодатели их по-прежнему оформляют, но закон это делать не обязывает, просто руководителям так удобней.

Кроме того, с начала 2017 года установлено, что суточные делятся на две части — фиксированную, которая налогом не облагается, и дополнительную, превышающую установленный на законодательном уровне лимит. На сумму превышения лимита налоги начисляются.

Работодатель может принять решение увеличить сумму суточных своему сотруднику, Трудовой кодекс не устанавливает предельный размер таких выплат. Данный момент нужно прописать в положении о командировках или другом локальном документе предприятия. Следует помнить, что на сумму, превышающую 2500 рублей, нужно будет начислить НДФЛ.

Затраты предприятия на командировку за рубеж

Все расходы предприятия на командировки сотрудников в другие государства можно разделить на следующие категории:

1. Оплата проезда. Согласно приобретенным билетам на поезд, самолет, автобус и так далее. Поездки общественным транспортом во время самой командировки тоже оплачиваются.

2. Оплата проживания. Бывает, что место временного проживания командированного предоставляет принимающая сторона. Если нет, то расходы на номер в отеле или съемную квартиру берет на себя фирма, в которой трудится сотрудник. Жилплощадь в таком случае бронируется заранее на весь запланированный срок командировки.
3. Оплата госпошлины за загранпаспорт. Если его еще нет у сотрудника, нужно срочно оформлять. И зачастую платит именно работодатель, который решил отправить наемного работника за границу.
4. Оплата визы. Она тоже необходима в ряде случаев при поездке за границу, поэтому оплачивается работодателем.
5. Суточные. Их размер, согласно законодательству, мы уже указали.
6. Дополнительные расходы. Согласно статье 264 Налогового кодекса, сюда входят всевозможные сборы, в том числе консульские, аэродромные, транзитные.

Оформление командировки за границу

Начинается оформление командировки в другую страну точно так же, как и внутри государства — с соответствующего приказа руководителя предприятия. Мы уже писали подробно о приказе на командировку, поэтому повторяться не будем. Важно прописать в данном документе реквизиты принимающей стороны, маршрут и продолжительность поездки.

Ранее отметки о пересечении проставлялись в командировочном удостоверении сотрудника. Теперь эти даты и время фиксируются на таможенных пунктах.

В отделе кадров предприятия должна быть унифицированная форма АО-1, которую обязан будет заполнить вернувшийся командированный. К отчету прилагаются все документы, которые подтвердят суммы расходов во время поездки. Без авансового отчета затраты командированному не компенсируются.

Продолжительность заграничной командировки

Ограничений на продолжительность зарубежной командировки с 2017 года нет. Нужно только указать в приказе на командировку, когда планируется возвращение сотрудника. При необходимости сроки деловой поездки могут быть продлены отдельным приказом руководителя предприятия.

Длительность командировки зависит от задач, поставленных перед сотрудником, экономической целесообразности и времени, которое придется потратить на дорогу.

Как отчитываться по заграничной командировке

В целом, деловая поездка сотрудника за границу оформляется по тем же правилам, что и командировки внутри страны. Однако есть некоторые нюансы, поэтому приведем вам пошаговую инструкцию:

1. Руководство предприятия решает отправить одного сотрудника или целую группу за рубеж.
2. Издается соответствующий приказ, с которым следует ознакомить подчиненного.
3. Если на предприятии есть локальные нормативные акты, предусматривающие оформление командировочного удостоверения, выдается данный документ.
4. Рассчитываются расходы предприятия на дорогу сотрудника, его проживание, сумма суточных, исходя из продолжительности поездки.
5. Аванс выдается сотруднику.

Важно определиться, какую часть расходов будет брать на себя принимающая сторона, чтобы точно рассчитать затраты предприятия. Кроме того, следует заранее узнать, есть ли у сотрудника загранпаспорт, сколько стоит виза в государство, куда он едет, каковы правила оформления въезда.

Расходы предприятия будут включать:

• Оформление визы и загранпаспорта.
• Оплату проезда.
• Оплату проживания.
• Суточные.
• Среднюю зарплату сотрудника за все время командировки.
• Налоги, в том числе НДФЛ.

Существенная разница между командировками по стране и за ее пределы есть в размере суточных. Кроме того, если сотрудник едет за рубеж всего на день, то есть ночевать в другом государстве не будет, суточные ему не положены. Остальные затраты на такую короткую деловую поездку компенсируются как обычно.

Заключение

В целом, процесс оформления командировки по стране и за границу очень схож. Но у предприятия возникают дополнительные расходы, ведь проезд чаще всего обходится дороже, нужно оформить визу и, возможно, загранпаспорт. Кроме того, возникает необходимость в покупке валюты.

Рекомендуем всем руководителям предприятий знакомиться с нововведениями в сфере командировок сотрудников, а также узнавать о правилах въезда в конкретную страну. Наша инструкция поможет вам избежать ошибок и неточностей в процессе оформления заграничной командировки.