Справочник предпринимателя

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Если сотрудник систематически прогуливает работу или опаздывает к началу рабочего дня, к нему применяются дисциплинарные взыскания, предусмотренные трудовым законодательством.

Для возможности реализации этих мер необходимо иметь документальное подтверждение факта отсутствия работника на его непосредственном рабочем месте, гарантирующее соблюдение регламента привлечения провинившегося к ответственности.

Таким документом является акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, который составляется согласно утвержденным нормативам. Именно эти подробности мы и рассмотрим в данном обзоре.

Как составляется акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

При выявлении отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины, этот инцидент следует документально зафиксировать с помощью акта об отсутствии. На составление такого акта отводится 1 календарный месяц с момента обнаружения факта отсутствия работника. Эта норма регламентирована статьей №193 Трудового кодекса.

Важно
С составлением акта не следует затягивать — чем скорее он будет готов, тем лучше.

Оптимально составить акт именно в тот день, когда сотрудником было допущено нарушение рабочего режима.

В акте фиксируется опоздание на работу, а если длительность опоздания превышает 4 часа или весь рабочий день (при длительности рабочего дня менее 4 часов), то в документе следует зафиксировать прогул. Правом составления акта об отсутствии сотрудника обладают:

  • непосредственный руководитель провинившегося работника;
  • сотрудник кадровой службы предприятия;
  • руководитель или владелец компании.

Дополнительно для засвидетельствования факта нарушения рабочего режима следует привлечь двух или более сотрудников предприятия. Им потребуется письменно подтвердить, что нарушитель режима отсутствовал на рабочем месте в рабочее время.

После того, как провинившийся сотрудник появится на работе, с него следует потребовать объяснительную, в которой указаны причины отсутствия на рабочем месте. Вместо объяснительной он может указать причины путем записи в составленном акте. Кроме пояснений работник обязан предоставить документы, подтверждающие уважительные причины неявки на работу. Это могут быть справки из медицинских учреждений, ЖЭКа или других организаций. Документы прилагаются к акту и оформляются в виде приложений.

Если работник отказывается пояснять причины своего отсутствия, это также необходимо отразить в акте, заверив подписями свидетелей нарушения рабочего режима.

Если работник пропускает рабочее время, не давая пояснений, последовательно в течение нескольких дней, то это нарушение можно оформить как одним актом за все дни отсутствия, так и отдельными документами по каждому факту пропуска.

Важно
При длительном пропуске работы сотрудником следует зафиксировать его отсутствие на рабочем месте несколько раз.

Причиной таких требований к оформлению является необходимость оформить нарушение трудового режима в течение 1 месяца с момента фиксации факта. То есть, при составлении одного акта на пропуск работы в течение 1,5-2 месяцев, наниматель пропускает срок, отведенный на оформление взыскания за первые дни отсутствия. В этом случае возможны дальнейшие судебные разбирательства, которые могут привести даже к отмене наложенного взыскания.

Именно поэтому желательно фиксировать каждый факт нарушения рабочего режима отдельно или, как минимум, раз в неделю.

Корректно составленный акт передается для рассмотрения руководству предприятия. Он определяет степень уважительности причин отсутствия сотрудника на рабочем месте и принимает решение о целесообразности наложения дисциплинарного взыскания – от выговора до увольнения по статье.

Перечень уважительных причин для отсутствия на рабочем месте

К уважительным относятся, в первую очередь, обстоятельства, предусмотренные нормативами трудового законодательства. К ним относятся заболевания, травмы и период отпусков.

Также уважительной считается любая причина, в которой нет вины не явившегося на работу сотрудника. В частности, при задержке заработной платы сотрудники предприятия имеют право как присутствовать на рабочем месте, приостановив выполнение своих профессиональных обязанностей, так и вовсе не приходить на работу.

Также коллективный договор может включать и другие ситуации в перечне уважительных причин отсутствия на работе. Такими могут быть признаны уход за родными в случае их болезни, получение отгулов за работу в неурочное время, а также другие варианты.

Руководство компании также может признать уважительной причину пропуска работы по обстоятельствам, не вошедшим в предыдущие категории. К таким ситуациям могут быть отнесены техногенные аварии, пробки, ДТП и другие форсмажорные обстоятельства.

Важно
При наличии у сотрудника документального свидетельства, подтверждающего озвученные им причины отсутствия, то обстоятельства считаются уважительными.

К примеру, оправдательным документом является судебная повестка или протокол дорожно-транспортного происшествия.

Что содержит акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Акт, фиксирующий отсутствие работника на рабочем месте, составляется в произвольной форме — строгого регламента для документа не предусматривается. Он должен соответствовать установленным на предприятии правилам ведения кадровой документации. Для акта могут применяться как фирменные бланки, так и простые листы А4.

Документ составляется в 2 экземплярах. Один акт будет приобщен к личному делу сотрудника, который совершил проступок, а второй будет вручен ему на руки.

Текст акта обязательно должен содержать:

  • название предприятия, на котором фиксируется нарушение трудового режима;
  • дату и время оформления;
  • личные данные и должность сотрудника, который составляет акт;
  • данные работников, которые привлечены к подтверждению факта отсутствия;
  • подробное описание дисциплинарного нарушения;
  • объяснения работника, совершившего нарушение трудового режима;
  • подписи всех участников процесса;
  • запись об уведомлении сотрудника, на которого был составлен данный акт, а также расписка о получении на руки второго экземпляра.

Для получения объяснений от провинившегося сотрудника предоставляется 2 рабочих дня, если иные сроки не были согласованы с руководителем. При наличии договоренностей об изменении сроков о них также следует сделать отметку в акте.

К примеру, работник не явился вовремя на рабочее место из-за задержки междугороднего рейса. Для того, чтобы предоставить письменное подтверждение данному факту, ему необходимо съездить на вокзал того города, из которого он ехал. Из-за того, что последующие дни являются рабочими, поехать за документом он сможет только в выходные.

В такой ситуации руководство может дать распоряжение продлить срок ожидания объяснительных документов до момента их получения. В акте указывают, что по согласованию с руководством компании срок предоставления подтверждающих документов продлен до определенной даты, к которой сотрудник обязуется предоставить необходимые справки и бумаги.

Образцы составления актов об отсутствии работника на рабочем месте

Акт №1

Место составления: ОАО «Деливери» г. Ростов

Дата и время составления: 14.05.2019, 15.10

Акт об отсутствии на рабочем месте менеджера по работе с клиентами Петрова В. Н.

Я, руководитель отдела кадров, Сергеев Р. Г., в присутствии руководителя отдела по работе с клиентами Реутовой И. Л. и начальника отдела внутренней безопасности Витальева С. К., составил данный акт, в котором зафиксированы следующие факты.

14.05.2019 менеджер по работе с клиентами Петров В. Н. отсутствовал на рабочем месте в момент начала рабочего дня, длительность которого составляет с 9.00 до 19.00. На рабочее место он прибыл лишь в 11.15.

Пояснять причины своего отсутствия на работе в промежутке от 9.00 до 11.15, а также предоставлять какие-либо документальные подтверждения уважительных обстоятельств Петров В. Н. отказывается.

Данный акт составлен в 2 экземплярах. Первых экземпляр хранится в отделе кадров компании.

Второй экземпляр передан в руки менеджеру по работе с клиентами Петрову В. Н.

Подписи:

Руководитель отдела кадров Сергеев Р. Г.

Руководитель отдела по работе с клиентами Реутова И. Л.

Начальник отдела внутренней безопасности Витальев С. К.

С содержанием акта ознакомился, экземпляр акта получил на руки, менеджер по работе с клиентами Петров В. Н.

Акт №2

Место составления: г. Новосибирск, ЗАО «Эклер»

Дата и время составления: 18.11.2019, 14.30

Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Мною, руководителем отдела готовой продукции, Васильевым Н. Д., составлен акт об отсутствии на рабочем месте кондитера Колышева М. С. Во время составления акта присутствовали кондитер Лимарева О. С. и пекарь Носова Л. В.

Обстоятельства, зафиксированные в акте:

С 6.00 11.11.2019 до настоящего времени кондитер Колышев М. С. отсутствует на своем рабочем месте. Телефонная и другая связь с ним отсутствует, объяснений по поводу своего отсутствия он не предоставлял. При телефонном разговоре с его супругой выяснилось, что тот был задержан за совершение хулиганства во время проведения праздника в местном парке. В виду данных обстоятельств, к Колышеву М. С. применено административное наказание в виде ареста на 15 суток.

Супруга Колышева обещала принести копии подтверждающих эти обстоятельства документов в ближайшие 3-4 дня.

Акт составлен в 2 экземплярах. Первый экземпляр находится в кадровой службе.

Второй экземпляр, предназначенный для передачи Колышеву М. С., находится на хранении у руководителя отдела готовой продукции, Васильева Н. Д.

Подписи:

Руководитель отдела готовой продукции, Васильев Н. Д.

Кондитер Лимарева О. С.

Пекарь Носова Л. В.

Второй экземпляр на руки получил 25.11.2019, с содержанием ознакомился, Колышев М. С.

Акт №3

Место составления: ООО «Чермет» г. Сургут

Дата и время составления: 14.07.2019, 10.30

Акт об отсутствии на рабочем месте

Мной, руководителем службы безопасности, Кулемовым Г. В., составлен данный акт об отсутствии на рабочем месте сотрудника отдела охраны Мережкина С. К. При оформлении присутствовали сотрудник отдела охраны Рутковский Д. М. и кассир Лемехова Е. С.

Сотрудник отдела охраны Мережкин С. К. отсутствовал на своем рабочем месте с 8.00 до 10.45 14.07.2019. Объяснения об обстоятельствах опоздания предоставил в примечаниях к документу.

Акт составлен в 2 экземплярах. Первый экземпляр передан руководству предприятия для принятия решения о применении к сотруднику дисциплинарной ответственности. Второй экземпляр выдан на руки сотруднику отдела охраны Мережкину С. К.

Подписи:

Руководитель службы безопасности Кулемов Г. В.

Сотрудник отдела охраны Рутковский Д. М.

Кассир Лемехова Е. С.

С содержанием акта ознакомился, второй экземпляр документа получил на руки, Мережкин С. К.

Свое отсутствие на рабочем месте в указанное время поясняю случившимся по дороге на работу ДТП. В качестве подтверждающего документа прилагаю к настоящему акту копию протокола ДТП, составленного представителем ДПС. Сотрудник отдела охраны Мережкин С. К.

Акт №4

Место составления: ОАО «Восторг», г. Череповец

Дата и время составления: 22.05.2019, 8.00

Акт об отсутствии на рабочем месте кассира Филипповой В. М.

Составлен управляющим магазином Феоктистовой Л. С. в присутствии кассира Нефедова Н. Р. и грузчика Пирожкова П. Л.

Акт о нижеприведенном нарушении рабочего режима:

Вчера, 21.05.2019 кассир Филиппова В. М. отсутствовала на рабочем месте с 13.30 до 16.15. О причинах она уведомила меня сегодня по приходу на работу в 7.30. Я, управляющий магазином, Феоктистова Л. С., считаю приведенные обстоятельства недостаточно уважительной причиной. Объяснительную кассир Филиппова В. М. должна предоставить не позже 8.00 24.05.2019.

Акт составлен в 3 экземплярах. Первый экземпляр передан для принятия решения о применении мер дисциплинарной ответственности руководителю сети магазинов ОАО «Восторг» Черепановой З. Д. Второй экземпляр находится у меня, управляющего магазином, Феоктистовой Л. С. Третий экземпляр передан на руки кассиру Филипповой В. М.

Подписи:

Управляющий магазином Феоктистова Л. С.

Кассира Нефедова Н. Р.

Грузчик Пирожков П. Л.

С содержанием акта ознакомлена, свой экземпляр получила, кассир Филиппова В. М.

Для предоставления подтверждающих документов мне необходимо съездить на автовокзал г. Вологды, где произошла задержка автобусного рейса до Череповца. Обязуюсь предоставить подтверждения не позже 8.00 24.05.2019. Кассир Филиппова В. М.

Заключение

Акт об отсутствии работника на рабочем месте является основанием для применения к провинившемуся мер дисциплинарной ответственности. Поэтому он должен включать детальное описание произошедшего, а также его должны засвидетельствовать как минимум двое сотрудников из числа коллектива предприятия.

Руководство компании может принимать меры по составленному акту только в течение календарного месяца с момента его оформления и фиксации нарушения трудового режима.

Похожие статьи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Close