Справочник предпринимателя
Электронная трудовая книжка: что это, отличия, планы властей
Прогресс не стоит на месте. В частности, все большая часть документооборота переводится в электронную форму. И совсем скоро, возможно, нам вовсе не придется ходить по инстанциям с пакетом распечатанных документов.
Не стала исключением и сфера официального оформления трудовой деятельности. В этой статье поговорим о таком нововведении, которое может стать реальностью уже через год, как электронные трудовые книжки.
Оглавление:
Трудовая книжка: правовое регулирование по ТК РФ
Начнем с хорошо знакомой всем, кто официально трудится в нашей стране, обычной бумажной трудовой книжки. Это документ, который содержит сведения обо всей трудовой деятельности человека. Принят, уволился, понижен в должности, повышен — все это есть в трудовой книжке.
Сейчас действуют трудовые книжки, чья форма была разработана и принята в 2004 году. Они похожи по форме и размерам на паспорт, имеют 46 страниц. Выпускает данный документ исключительно Гознак. Оформляется трудовая книжка на каждого работника, который впервые пришел официально трудоустраиваться.
Хранится трудовая книжка по месту работы и выдается сотруднику на руки только в случае увольнения. При необходимости могут выдаваться ксерокопии, например, чтобы работник мог предоставить их в банк для получения кредита.
Для заполнения трудовой книжки впервые работник должен предоставить кадровикам паспорт и документ об образовании. Сведения из них прописываются на титульном листе трудовой книжки.
Что это такое электронная трудовая книжка
Собственно говоря, электронная трудовая книжка — все тот же документ о рабочих местах, трудовой деятельности человека, но в электронной форме. Это база данных на каждого сотрудника, таблица в компьютере, в специальной программе, куда вносятся следующие сведения:
- Зачисление нового сотрудника в штат.
- Перевод на новую должность.
- Увольнение и его причины.
- Награды и наказания сотрудника.
Разумеется, каждое из этих событий вносится в электронную трудовую книжку (как и в бумажную) с указанием его даты. Все записи пронумерованы, идут в хронологическом порядке.
Почему возник вопрос с введением электронных трудовых книжек:
- Чтобы уменьшить документооборот и снизить нагрузку на отделы кадров.
- Чтобы сократить расходы на ксерокопирование, бумагу, ручки, закупку бланков трудовых книжек, в общем — канцелярию.
- Чтобы избавиться от необходимости организации места хранения для бумажных документов.
Чтобы обезопасить работодателей от подделок.
Отличия обычной и электронной трудовой книжек
Кардинальное отличие, как вы поняли, одно — форма. Электронная заполняется и ведется в компьютере, сведения о новых сотрудниках будут сразу попадать в базы данных фондов, в том числе пенсионного. Необходимы компьютер, интернет и сотрудник, который умеет работать с базами данных и электронными документами.
Обычная трудовая книжка заполняется чернилами, от руки. Вносить в нее изменения нужно по всем правилам документоведения.
Приведем в таблице основные отличия электронной трудовой книжки от бумажной:
| Характеристика | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
| Как заполняется | От руки, ручкой | На компьютере или ноутбуке |
| Как ведется учет | На бумаге | Без привязки к физическому носителю, в электронной форме |
| Можно ли автоматизировать учет | Нет, все делает кадровик | Да, есть возможность сканировать данные, пользоваться автозаполнением, распознаванием имеющихся сведений |
| Прозрачен ли документ для госорганов | Нет, есть возможность подделки, создания дубликатов и так далее | Да, все данные через сеть интернет передаются контролирующим органам |
В остальном и в обычной, и в электронной трудовой книжке содержатся одинаковые сведения, касающиеся трудовой деятельности конкретного гражданина нашей страны.
За и против введения электронных трудовых книжек
До сих пор в отношении электронных трудовых книжек ведутся споры. Приведем в таблице основные аргументы за и против их внедрения:
| За | Против |
| Электронную трудовую книжку невозможно потерять | Далеко не во всех регионах России можно будет спокойно пользоваться электронными документами — там просто нет скоростного интернета |
| Недобросовестный работодатель не сможет отказать в выдаче трудовой книжки при увольнении по собственному желанию | Электронные документы может повредить вирус, данные могут стать достоянием хакеров |
| Кадровым службам будет проще работать, все будет происходить быстрее | Всегда возможен сбой программного обеспечения, база просто «зависнет» |
| Электронный документ нельзя подделать | Разработка базы данных связана с расходами из бюджета. Причем солидными |
| Легче исправлять допущенные неточности, перепроверять данные | Придется перенести в электронную форму массу сведений из бумажных трудовых книжек — огромный объем работы |
И те, и другие аргументы, согласитесь, весомые. Именно поэтому, несмотря на то, что такие планы возникли у российских властей еще в 2017 году, электронные трудовые книжки пока не введены в нашей стране.
Когда введут электронные трудовые книжки
В целом, планируется, что в 2020 году система ведения электронных трудовых книжек будет внедрятся в тестовом режиме. С 2021 года Минтруда планирует сделать электронные книжки обязательными для всех работодателей.
Оптимизма придает тот факт, что ПФР уже давно цифрует все сведения о стаже россиян, переводит эти данные в электронные базы и добился заметных успехов на этом попроще. В частности, пенсии уже сейчас могут начисляться автоматически на основании данных, имеющихся в базах.
В 2017 году электронные трудовые книжки не были введены по следующим причинам:
- Не была разработана информационная база.
- Не решили вопрос с доступом к сведениям о трудоустроенных лицах со стороны всех государственных служб и структур.
- Не было схемы действия в случае проникновения в базу вируса, хакеров, сбоев.
Есть проблемы и сейчас. В частности, остро стоит вопрос, что делать работодателям из удаленных аграрных регионов, у которых интернет слабый и часто пропадает. Им будет сложно быстро перейти на электронный документооборот в сфере оформления кадров.
Говорить о том, будут ли точно исполнены планы правительства относительно электронных трудовых книжек, пока трудно. Будем вместе с вами следить за ситуацией.
Заключение
Задумка внедрить электронные трудовые книжки неплоха и отвечает современным тенденциям цифровой экономики. Правда, как и со всеми остальными новшествами, нужно тщательно все проработать, просчитать, создать удобную и защищенную программу для ведения электронных трудовых.
У нас с вами еще целый год для того, чтобы оценить дальнейшие шаги властей в этом направлении. Обещаем держать вас в курсе событий.
