Электронный больничный лист — правила оформления для работодателей

С середины лета 2018 года, после пилотных тестирований, было запущено применение электронных листков временной нетрудоспособности. Теперь оформление цифровых больничных листов стало доступно не только в регионах, участвующих в проекте, а во всех уголках страны.

Для нанимателей такая форма больничных до сих пор является новшеством, что вызывает множество вопросов, связанных с их оформлением, оплатой, исправлением ошибок и прочими рабочими деталями.

Что такое электронный лист временной нетрудоспособности

Если сотрудник заболел или потерял трудоспособность по физиологическим причинам (беременность и роды), ему следует обратиться в медицинское учреждение, имеющее соответствующую лицензию, которое выдаст ему лист временной нетрудоспособности. Этот документ служит обоснованием уважительной причины отсутствия на работе, а также дает право на получение предусмотренной законодательством выплаты. После возвращения на рабочее место больничный лист предоставляется по месту работы.

Электронная форма листа временной нетрудоспособности полностью идентична больничному, выданному на бумаге. Его выдача также регламентирована Федеральным законом №255. Документ содержит те же самые разделы и должен быть завизирован. Отличия существуют только в форме создания и хранения информации — для этого существует специальная информационная база.

Заверяют такие листы нетрудоспособности электронно-цифровой подписью усиленного образца. Подпись может принадлежать самому лечебному учреждению, лечащему врачу, а также руководителю клиники.

Нововведение было принято для упрощения оборота документации между всеми сторонами взаимодействия, а также снижения бюрократической нагрузки на врачей и освобождения времени на выполнение ими прямых врачебных обязанностей.

Присоединение к электронной программе является полностью добровольным решением нанимателя и не является обязательным.

Из этого можно сделать вывод, что внезапного массового перехода на электронные больничные листы не будет. Этот вид оформления станет постепенно распространяться, пока не вытеснит бумажные бланки полностью, тем более, что законодательно дата прекращения оборота бумажных документов не установлена.

Плюсы и минусы электронного больничного листа

Замена бумажных бланков листков нетрудоспособности на электронные является макроэкономическим шагом и приводит к целому ряду последствий как положительного, так и отрицательного характера. Следует быть осведомленным о них, чтобы они не стали неожиданностью.

К плюсам использования электронных больничных листов относятся:

• удобная форма создания и выдачи, отсутствие беготни с бумагами;
• экономия времени как лечащего врача, так и самого сотрудника;
• повышение сохранности документации, решение вопросов с хранением и перевозкой бумажных бланков;
• повышение надежности больничного листа за счет исключения возможности подделки;
• упрощение доступа к документам за счет хранения их в электронной базе данных;
• исключение задержек компенсации, так как единая система и ФСС контролирует процесс и сроки оплаты сотрудникам;
• возможность проверки начисленной суммы с помощью калькулятора, интегрированного в программу.

К числу минусов можно причислить:

• необходимость повышения квалификационного уровня медицинского персонала для работы с новым программным обеспечением, что представляет определенную сложность для врачей старшей возрастной категории;
• невозможность полностью исключить человеческий фактор из системы взаимодействия;
• необходимость компьютеризации всех медицинских учреждений на территории страны;
• наличие фактора сбоев в электронной системе, которые могут привести к ошибкам и погрешностям при оформлении листков нетрудоспособности;
• необходимость реорганизации работы медицинской системы с внедрением обязанностей для врачей оформлять новый вид листков временной нетрудоспособности.

Действия работодателя при предъявлении электронного больничного листа: инструкция

При утрате трудоспособности сотрудником по причине заболевания, беременности и родов, он должен обратиться в лечебное учреждение, подключенное к автоматической базе данных социального страхования (ЕИИС), а также сразу определить формат оформления больничного листа — на письменном бланке или в цифровом виде.

Если предпочтителен цифровой тип оформления, необходимо написать добровольное согласие на обработку персональных данных и создание листка временной нетрудоспособности в электронном виде.

Когда согласие подписано, сотрудник медицинского учреждения входит в личный кабинет и выполняет следующие операции:

• создает больничный лист в информационной системе ФСС;
• выполняет его закрытие в соответствии с планом лечения и выписки пациента к труду;
• выдает выздоровевшему работнику распечатанный талон, на котором указан номер цифрового больничного листа, который ему следует предоставить нанимателю в день возобновления трудовой деятельности.

В свою очередь работник бухгалтерии предприятия, на котором работает пациент, выполняет такие действия:

• открывает раздел цифровых больничных листов в личном кабинете нанимателя;
• по имеющимся данным (номер листка временной нетрудоспособности, ФИО работника, его страхового номера) разыскивает необходимый больничный в информационной базе;
• заполняет отведенные для бухгалтерии разделы (это можно выполнить также в специальном ПО АРМ (для расчетов ФСС);
• считает размер компенсации сотруднику.

Вся информация по расчетам листка временной нетрудоспособности поступает в ФСС в автоматическом режиме, после того, как данные будут сохранены.

Как перейти на электронный больничный лист

Если руководство предприятия принимает решение о переходе на электронный учет листков временной нетрудоспособности, необходимо:

• поставить в известность об этом своих сотрудников, уведомив их о возможности контроля процесса оформления и оплаты листка временной нетрудоспособности;
• уведомить бухгалтерию, уточнив, что больничные листы на бумажных бланках также продолжают действовать;
• откорректировать учетную политику предприятия, создав возможность приема цифровых документов от медицинских учреждений;
• создать личный кабинет, из которого будут проводиться операции с цифровыми больничными листами.

Для создания личного кабинета необходимо следовать несложной инструкции:

1. Получить электронно-цифровую подпись, которая совместима с программной системой социального страхования. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, список адресов которого можно найти на ресурсе Министерства связи. Если ЭЦП уже имеется, необходимо проверить ее совместимость с базой данных.
2. Зарегистрироваться на портале государственных услуг.
3. Зарегистрироваться как физическое лицо и подтвердить свой аккаунт одним из 3 доступных способов (личный визит в центр, через электронную почту или при помощи универсальной карточки). Это необходимо для беспрепятственного доступа ко всем разделам ресурса.
4. Создать аккаунт предпринимателя или юридического лица в своем личном кабинете.
5. Заключить договор о взаимодействии с ФСС в едином инфопространстве. Для этого следует скачать бланк соглашения и предоставить его в заполненном и завизированном виде в одно из отделений фонда.

После выполнения всех этапов наниматель получает возможность работы через личный кабинет как страхователь. В кабинете будет приведен перечень всех листков нетрудоспособности сотрудников. Совершать операции можно только с теми из них, которые имеют статус закрытых.

Данные, указанные в разделах «Листок» и «Медицинское учреждение» не подлежат редактированию. Среди доступных опций — только просмотр.

Среди возможностей, которые дает личный кабинет страхователя, присутствуют такие:

• получение информирования о том, что больничный лист закрылся;
• печать и экспорт документов;
• изучение журнала информационного обмена с фондом, в том числе запросов и ответов;
• накопление информации о выплатах в специальном журнале, просмотр выявленных ошибок и неточностей;
• сохранение перечня допущенных и обнаруженных ошибок.

Как исправлять ошибки в электронном больничном листе

Исправить допущенные в цифровом больничном листе ошибки намного проще и быстрее, чем на письменном бланке. Исправление осуществляется в 4 этапа:

• вносятся коррективы в записи, сделанные нанимателем;
• дополнительно указывается причина изменений;
• обновленный документ заверяется подписью;
• исправленная версия повторно отправляется в Фонд социального страхования.

Фактически, все операции с цифровыми листками временной нетрудоспособности выполняются в личном кабинете — страхователем, самим работником и сотрудником медицинского учреждения.

База данных расположена на ресурсе Фонда социального страхования. Доступ к ней осуществляется с помощью программного обеспечения, устанавливаемого на компьютер. Изучить порядок работы с программой и скачать ее можно на официальном ресурсе ФСС. При этом письменные больничные листы остаются действующими документами вплоть до полного их вытеснения электронным форматом документации.