Организация бизнеса

Как правильно оформить командировку

Очень многие предприятия отправляют сотрудников в деловые поездки. Этого требует специфика их деятельности. Поговорим о том, как правильно документально оформить командировку, что для этого нужно. Приведем понятную пошаговую инструкцию.

Оглавление:

Изменения законодательства в сфере оформления командировок

Начиная с 2014 года российское законодательство в области регулирования оформления командировок было существенно изменено:

Теперь именно налоговые органы занимаются всеми операциями по начислению и выплате суточных.
Страховые взносы начисляются на ту сумму, которая превышает установленный лимит суточных.
Все суммы командировочных выплат предприятие должно фиксировать в локальных документах и коллективных договорах.
Страховые взносы на травматизм больше не принимаются во внимание при начислении суточных.

Важно

Статья 217 российского Налогового кодекса гласит, что суточные для командировок по территории России составляют 700 рублей. За границу — 2500 рублей. Если работодатель превысил данный лимит, а это не запрещено, он обязан уплатить налоги и страховые взносы с суммы, превышающей установленный законом размер. Чаще всего изменения в локальные документы, регламентирующие размеры суточных на предприятии, работодатели вносят в начале года.

Кого нельзя отправлять в командировку

Любой наниматель имеет право отправить своего сотрудника в командировку. При этом важно, чтобы работник трудился в фирме официально на одной должности. Данное правило не касается курьеров, дальнобойщиков, а также всех, кто работает по гражданско-правовому соглашению.

Нельзя отправлять в деловые поездки:

Беременных.
Несовершеннолетних (исключением являются спортсмены и артисты).
Учащихся сотрудников, студентов-заочников.

Кроме того, всегда нужно спрашивать разрешение на отправку в командировку у сотрудников:

Имеющих детей до 3 лет.
Являющихся одинокими отцами-матерями с детьми до 5 лет.
Ухаживающих за родственниками, нуждающимися в опеке по медицинским показаниям.
Имеющих детей-инвалидов.

Какие документы нужны для оформления командировок по стране

Оформление командировки подразумевает заполнение и подписание документов как перед деловой поездкой, так и после ее окончания.

Мы уже писали, что начинается все с составления приказа на командировку по форме Т-9. Документ содержит:

Паспортные сведения сотрудника.
Его табельный номер.
Указание цеха, отдела, то есть конкретного места постоянной работы.
Должность.
Цели поездки.
Сроки командировки.
Место выполнения служебного задания.
Сумму аванса и так далее.

То есть приказ содержит все самые важные данные о предстоящей командировке сотрудника.

Важно

Сейчас, согласно законодательству, оформление командировочного удостоверения и служебной записки на командировку неактуальны. Их могут составить на предприятии, но по личной инициативе, посчитав полезными документами.

Авансовый отчет по-прежнему необходим. Это второй документ, которым, согласно законам и нормативным актам, оформляется любая командировки. Есть унифицированная форма АО-1, которую в течение трех рабочих дней после возвращения из деловой поездки обязан заполнить каждый командированный.

Пошаговая инструкция оформления командировок по России

Чтобы правильно оформить поездку сотрудника в деловую командировку, работодателю нужно придерживаться следующей инструкции:

Обозначить задачи и цели командировки. Зачем именно сотрудник едет в другой населенный пункт, что он там должен сделать. Соответственно, определяются маршрут командировки и ее сроки.
Оформляется приказ о командировке по форме Т-9.
День отправки сотрудника в поездку отмечается в специальном журнале учета.
Ведется табель учета рабочего времени, в котором в строке с фамилией командированного проставляется буква «К». Если командировка захватывает выходной день, в нем проставляется обозначение «РВ», то есть «рабочий выходной», который оплачивается в двойном размере.
Приехавший сотрудник составляет авансовый отчет по форме АО-1, отчитываясь обо всех расходах и прилагая оправдательные документы. Важно помнить, что на подачу авансового отчета у вернувшегося работника есть всего три рабочих дня.
Если в компании есть служба безопасности, то сначала именно она проверяет авансовый отчет сотрудника.
Затем все расчеты проводит бухгалтерия. Если работодатель признает затраты сотрудника в командировке целесообразными, они будут компенсированы в полном объеме.

Служебная записка, как мы уже писали в отдельной статье, потребуется, если сотрудник ездил в деловую поездку на личном автомобиле. Данный документ предоставляется в вольной форме. Важно не забывать сохранять все чеки АЗС, чтобы фирма потом компенсировала затраты на топливо.

Что делать, если командированный не выполнил служебное задание

Бывает так, что цель командировки не была достигнута. Съездил сотрудник, потратил средства предприятия, а вернулся с нулевым результатом. Возникает спорный вопрос — компенсировать ли работнику расходы на такую поездку. Бухгалтерия говорит: «Да» — ведь затраты можно подтвердить документально, есть чеки и квитанции.

А вот работодатели сомневаются. Их поддерживают налоговики, считающие, что нет нужды оплачивать нерезультативные командировки. Например, цель поездки была сформулирована так: «Подписать договор с поставщиками или заказчиками». Сотрудник едет, старается, ведет переговоры, но вторая сторона выдвигает свои условия и договор не подписывает.

Работодатель может отказаться оплатить такую командировку и его поддержит налоговая, которая не видит оснований уменьшать базу расчет налога на прибыль. Однако, сотрудник может отправиться в суд, чтобы доказать — результат поездки от него не зависел, все решила принимающая сторона. А затраты реально были, есть все подтверждающие документы.

Важно

В подавляющем большинстве случаев суд встает на сторону командированного, обязав работодателя компенсировать ему все расходы на деловую поездку.

Как оформить командировку за границу

Командировкам в другие страны мы тоже посвятили отдельную статью, так что останавливаться подробно на данном моменте не будем. Отметим лишь самые важные особенности, которые должен помнить каждый работодатель:

Добавляется необходимость оформить заграничный паспорт и визу, затраты обычно берет на себя работодатель.
Нужно выяснить, предоставляет ли принимающая сторона жилье.
При расчете аванса и суточных учитываются актуальные курсы валют страны, куда отправляется сотрудник.
Если командированный провел за границей более 183 дней подряд, то ставка НДФЛ повышается для него, как и для остальных налоговых нерезидентов России, с 13% до 30%.

Другие нюансы оформления командировок

Выделим еще два важных нюанса оформления командировок:

В поездку едет сразу группа сотрудников. В таком случае в приказе Т-9 нужно прописать все их данные, перечислить работников, которые едут вместе. В остальном особых отличий нет, понятно, что суточные выплачиваются каждому командированному, а расходы на проезд и проживание пропорционально увеличиваются. Авансовый отчет может составить руководитель группы командированных, а может каждый сотрудник отдельно.
Краткая поездка. Например, сотрудник отправился в другой город, но не ночевал там. Затраты на дорогу в таком случае будут компенсированы, но суточные не выплачиваются, не идет речь о компенсации расходов на проживание.

Заключение

Оформление командировок — процесс с одной стороны рутинный, с другой — достаточно сложный. Нужно сделать все правильно, чтобы не было спорных моментов между работодателем и сотрудником, который отправляется в деловую поездку.

Обязательных по закону документов всего два — приказ о командировке и авансовый отчет, их формы унифицированы. Однако на предприятии могут оформлять дополнительные документы, согласно принятому положению о командировках.