Как рассчитать длительность отпуска и размер выплат работнику

Нормативные акты российского Трудового кодекса предписывают каждому нанимателю предоставлять своим работникам, нанятым по трудовому контракту, не менее 28 дней отпуска с оплатой. Расчет размера оплаты находится в ведении бухгалтерии, но при этом непосредственно касается каждого труженика.

Кому и как предоставляется отпуск

Расчет и процедура предоставления первого отпуска в первый отработанный год имеет ряд отличий от обычного расчета ежегодных отпусков начиная со 2-го года работы. Также отпуск может быть разделен на несколько частей, при этом обязательным условием является длительность одной из частей не менее 14-ти дней.

Право на использование положенного работнику отпуска появляется у него по истечении 6-ти отработанных месяцев. При наличии договоренности нанимателя и работника, использовать отпуск можно и в более ранние сроки, как частично, так и в полном объеме. Такое использование отпуска называют авансовым.

Некоторым категориям работников, написавшим заявление на отпуск после полугода работы, наниматель по закону не имеет права отказать в его предоставлении:

• женщины непосредственно перед выходом в отпуск по беременности и родам, а также непосредственно после него;
• несовершеннолетние;
• супруг пребывающей в отпуске по беременности и родам;
• трудящиеся по совместительству, находящиеся в отпуске по основному месту трудоустройства;
• усыновители ребенка младше 3-месячного возраста;
• жены/мужья военных на время отпуска у супруга/супруги.

При расчете стажа для отпуска не принимают во внимание:

• прогулы и пропуски при отсутствии уважительной причины;
• период отстранения от исполнения трудовых обязанностей;
• декретный отпуск.

После первого года отпуск и время его предоставления регулируются графиком, который составляется с учетом предпочтений сотрудников, особенностей профессиональной деятельности и трудового законодательства. О дне начала отпуска сотрудника следует известить не позже, чем за 2 недели до его наступления. Ознакомление проводится под роспись уведомляемого.

Для расчета размера отпускных начислений устанавливают два определяющих параметра — период расчета и размер средней заработной платы за этот интервал.

Особенности учета расчетного периода

Стандартный интервал времени для расчета перед предоставлением отпуска составляет год. Фактически его длительность уменьшается на продолжительность:

• пребывания на больничном;
• командировок;
• декретного отпуска;
• неоплаченных отпусков за свой счет, если их предоставляли по заявлению сотрудника;
• времени отсутствия без уважительной причины, в том числе прогулов и отстранения;
• производственных простоев и стачек.

При уходе в отпуск до истечения года интервал для расчета составляет срок отработанного по факту времени до даты отпуска.

Вычисление среднего размера заработной платы для отпускных

Один из основных параметров расчета отпускных выплат — суммарная заработная плата за весь интервал расчета времени, предшествующего отпуску, а также средняя дневная заработная плата, которая вычисляется на основании суммарной.

Начисления, участвующие в вычислении суммарной заработной платы (СЗ):

• непосредственный оклад (зарплата);
• надбавки за производственную вредность, доплаты за условия;
• премиальные начисления, входящие в зарплату;
• поощрения за отработанное время (выслуга лет) и квалификационные надбавки.

Не входят в формулу расчета:

• командировочные выплаты и компенсации;
• денежная помощь;
• оплата проездных и питания;
• выплаты больничных;
• начисления по ценным бумагам и кредитование.

Также при расчете среднего дневного заработка имеет значение полнота расчетного периода, отработанного отпускником.

Порядок выплаты отпускных

Выплата отпускных начислений производится из фонда заработной платы (ФЗП), который формируется на каждом предприятии. Согласно законодательным нормативам, выплата начисленных отпускных должна быть произведена в 3-дневный срок до наступления отпуска.

В виду неосведомленности работников, наниматели нередко нарушают установленные законодательством сроки выплаты начислений.

Формула расчета отпускных

Базовой документацией для вычисления размера отпускных выплат для бухгалтерии является правительственное Постановление №922.

Стандартные варианты, для которых производят расчет отпускных выплат:

• отпуск после отработанных полных 12 месяцев;
• отпуск до истечения отработанных 12 месяцев;
• вычисление размера суммы возмещения за неиспользованный отпуск;
• отпуск накануне увольнения.

Разберем каждый из вариантов подробнее.

Основные расчетные формулы

1. Вычисление размера отпускных начислений при условии отработки полных 12 месяцев. Это наиболее несложный вид расчета, который редко встречается в жизни.
   Вычисляем СДЗ (средний дневной заработок):
   СДЗ=СЗ/12/29,3где СЗ — сумма всех предусмотренных начислений (указано выше) за расчетный интервал, 12 — число месяцев в интервале, а 29,3 — среднее количество дней в месяце (ранее было 29,4).

   Вычисляем сумму отпускных начислений:

   Выплаты=СДЗхЧДО

   где ЧДО — число дней отпуска, используемого сотрудником.

2. Расчет отпускных начислений при неполном отработанном интервале применяется гораздо чаще. Это связано с тем, что отпуск используют до завершения полного периода, а также из-за установленных исключений из расчетного периода (см. выше). В этом случае за базу вычисления принимают время, по факту отработанное сотрудником.

Вычисление выполняют по следующему алгоритму:

1. Подсчитать количество дней в месяцах, отработанных сотрудником полностью: ЧПМх29,3. Где ЧПМ — число полностью отработанных месяцев.
2. Суммировать дни за не полностью отработанные месяцы. 29,3/общую сумму дней в неполностью отработанных месяцах Х количество отработанных в этих месяцах дней.
3. Вычислить сумму дней за оба периода.
4. Рассчитать средний заработок за день: СДЗ=СЗ/результат п. 3
5. Определить размер отпускных: СДЗхЧДО.

Расчет суммы возмещения за неиспользованный отпуск

Претендовать на начисление материального возмещения за неиспользованный отпуск сотрудник может в 2-х ситуациях:

• компенсация за полную длительность отпуска (28 дней);
• компенсация при расторжении трудовых отношений.

Рассмотрим первый пункт. Расчет суммы производится в том же порядке, что и при обычном отпуске, с поправкой — за расчетную длительность отпуска принимается число дней, которые не были использованы, и за которые полагается компенсация.

Сумма компенсации=СДЗхЧВОД

где ЧВОД — число компенсируемых отпускных дней.

При этом следует определить, каким категориям трудящихся к базовому количеству дней (28) следует прибавлять дополнительное возмещение за дни свыше установленного числа.

Право претендовать на этот вид возмещения имеют:

• сотрудники, имеющие доп. отпуска (северные, за ненормированный график, спортсмены и тренерский состав, а также медики);
• сотрудники с удлиненными отпусками (педагогический состав, работники с инвалидностью).

Законодательно запрещается заменять отпуск материальной компенсацией:

• беременным;
• лицам до 18 лет;
• трудящимся в условиях производственной вредности;
• служащим МВД, таможни и службы наркоконтроля.

Нормативы трудового законодательства предписывают каждый год предоставлять отпуск сотрудникам. Переносить и компенсировать отпуска позволено только в порядке исключения по договоренности нанимателя и сотрудника. Если отпуск переносится или возмещается на протяжении 2-х и более лет, то это является грубым несоблюдением ТК. В жизни же такая ситуация встречается нередко.

Возмещение неиспользованного сотрудником отпуска при увольнении

Увольняясь, работник вправе претендовать на материальную компенсацию отпускных дней, которыми не успел воспользоваться до увольнения. Расчет суммы возмещения выполняется по алгоритму, аналогичному вычислениям отпускных за неполный отработанный период.

При этом существует отличие — размер СДЗ начисляют на число фактически неиспользованных дней.

При увольнении в середине рабочего года работнику начисляют отпускные дни за все отработанные им месяцы, принимая за базу по 2,33 дня за каждый полный месяц.

Начисленный отпуск=ЧПМх2,33

Получить полное возмещение неиспользованного отпуска могут:

• имеющие стаж работы не данном предприятии от 11 и более месяцев;
• имеющие стаж на предприятии 5,5-11 месяцев, при условии увольнения по независимым от работника причинам (сокращение, закрытие, призыв на воинскую службу, непригодность).

Как рассчитать длительность отпуска и выплату при последующем увольнении

Законодательством позволяется уйти в отпуск и впоследствии уволиться. При этом длительность этого отпуска прямо не указывается. Ориентируясь на нормы Трудового кодекса, за базовую длительность принимаем 28 дней, которые предоставляются уже после полугода работы на предприятии.

При уходе в 28-дневный отпуск с неполным отработанным расчетным интервалом следует считать:

Выплаты=СДЗх28

В момент расчета из этой суммы вычитается размер выплат за те дни, которые не были фактически отработаны. Сумма вычетов не должна превышать половины отпускной выплаты. Чаще всего, уходя в отпуск и увольняясь по его окончанию, сотрудник получает отпуск длительностью, пропорционально отработанному сроку.

Алгоритм вычисления суммы выплаты будет полностью аналогичен вычислению суммы возмещения за неиспользованный отпуск.

Примеры вычислений

1. За полный год. За год работник получил 420000 рублей. Длительность его отпуска составила 28 дней.
   Среднемесячный заработок:420000/12=35000 рублейСредний дневной заработок:

   35000/29,3=1195 рублей

   Отпускные выплаты:

   1195х28=33460 рублей

2. За неполный год. После 8-ми месяцев работы сотрудник уходит в отпуск на 15 дней. За эти 8 месяцев заработные начисления составили 280000 рублей. Дальнейший расчет производится аналогично первому примеру:280000/8=35000 рублей

   Средний дневной заработок:

   35000/29,3=1195 рублей

   Отпускные выплаты:

   1195х15=17925 рублей

3. Возмещение при увольнении. После отработанных 10 месяцев работник решил уволиться. В отпуске ни разу не был, дата увольнения указана 11 числом.Длительность отпуска:10х2,33=23,3 дня

   При дробном числе дни округляют в большую сторону, то есть получаем 24 дня.

   Неполный месяц кончается 11-го, значит он обнуляется.

   Компенсационная выплата составит:

   СДЗ(1195 р.)х24=28680 рублей

Точно так же рассчитывают возмещение неиспользованного отпуска, а также выплат при последующем увольнении.

Выводы

Чтобы рассчитать размер отпускных выплат, следует произвести несложные расчеты по математическим формулам, принимая за базовые величины длительность расчетного периода, объем общих заработанных выплат за этот срок, а также среднюю величину заработка за 1 день.

Пользуясь этими формулами, не только бухгалтер, но и каждый сотрудник может сам рассчитать свой отпуск и размер положенных ему выплат.