Положение о командировках: особенности и документальное оформление

одних предприятиях отправка сотрудников в командировки — редкость, на других — норма, частое явление. В любом случае без правильного процесса документального оформления командировки работника не обойтись. Поговорим о том, что такое положение о командировках, что включает, как все сделать по закону.

Правовое регулирование командировок сотрудников

Давайте сразу отметим, что командировка — это деловая поездка, в которую сотрудник отправляется не по своей воле, а по приказу руководства, с конкретной рабочей целью и задачей. Регулируется данный вопрос главой 24 российского Трудового кодекса. Она в том числе гласит, что работник вправе получить компенсацию расходов, которые связаны с деловыми поездками.

Кроме того, на федеральном уровне принято Положение №749, которое описывает все особенности организации командировок работников. Именно на данное положение о командировках нужно ориентироваться всем работодателям.

Выделим основные тезисы данного документы:

• Отправить в деловую поездку можно только сотрудника, который официально трудится в компании.
• У командировки всегда есть начальный и конечный срок.
• Командировка предполагает достаточно дальнюю поездку — за пределы населенного пункта, где зарегистрировано и находится предприятие.
• Поездка в другой город, где расположен филиал компании — тоже командировка.
• За сотрудником, который отправился в командировку, сохраняются рабочее место, должность, заработная плата.
• Работодатель должен обеспечить сотрудника средствами для покупки билетов, съем номера в гостинице или аренду квартиры, а также другие расходы, связанные с деловой поездкой.

Как видим, Положение российского законодателя №749 описывает все важные моменты, связанные с командировками сотрудников. Кажется, что еще нужно? Зачем на локальном уровне, в рамках одного предприятия принимать свое положение о командировках? На самом деле, хотя общий для всех предприятий документ раскрывает важнейшие вопросы и в целом достаточно подробный, он не учитывает специфику отдельных компаний.

Поэтому на многих фирмах, где командировки сотрудников не редкость, принимают свое положение о командировках, чтобы уточнить такие моменты, как, например, порядок возмещения издержек или явка на работу в день отъезда и приезда командированного.

Документальное оформление командировки

Разработка внутреннего положения о командировках на предприятии помогает урегулировать многие вопросы. В том числе уточнить, какие документы потребуются, чтобы отправить сотрудника в деловую поездку. Можно указать типовые формы документов, которые требуется оформить, правила их заполнения, другие вопросы.

В остальных случаях работодатель не обязан спрашивать согласие сотрудника, отправляя его в командировку. Такое право нанимателя содержится в должностной инструкции и является обязанностью работника.

Чтобы оформить командировку правильно, нужны следующие документы:

• Приказ по форме Т-9. Ему мы посвящали отдельную статью. Это распоряжение руководителя отправить конкретного работника в указанный населенный пункт с поставленной целью и задачами.
• Авансовый отчет по форме АО-1. Его составляют уже после окончания деловой поездки, чтобы подтвердить все командировочные расходы.

Это обязательные документы, без них не обойтись. Кроме того, есть дополнительные, которые может использовать работодатель:

• Журнал регистрации командировок.
• Журнал регистрации отъезда и приезда сотрудника.
• Командировочное удостоверение. В нем может быть и план поездки, и служебное задание, и авансовый отчет.
• Служебные записки, например, для отражения того, что сотрудник поехал на своем автомобиле.

Как вы уже поняли, положение о командировках является универсальным документом и затрагивает все без исключения сферы, связанные с такими рабочими моментами. Если возникнут какие-то споры между командированным сотрудником и администрацией фирмы, обе стороны смогут ссылаться на положение о деловых поездках.

Образец положения о командировках

Вновь напомним, что положение о командировках не является обязательным документом для российских предприятий. Но все же его принятие и использование имеет много плюсов, поэтому документ активно используется юридическими лицами.

Перед тем, как принять положение о командировках, советуем провести собрание коллектива, совещание, чтобы определить важнейшие нюансы, которые будут волновать персонал. Кроме того, если на предприятии есть профсоюз, нужно согласовать все пункты положения с его представителями, чтобы не было вопросов в дальнейшем.

В документе нужно продублировать все пункты и тезисы Положения №749, принятого на уровне государства. Этот документ, в целом, уже будет образцом для принятия локального положения о командировках. Но работодатель может и должен добавить пункты, обозначить моменты, которые важны именно для него, его условий деятельности.

В любом случае положение о командировках должно содержать следующие пункты:

• Порядок отправления в деловую поездку.
• Сроки командировок.
• Трудовые гарантии.
• Порядок компенсации затрат.
• Общие положения, согласно действующему законодательству.

Документ получается объемным, он бессрочный и остается на предприятии в течение всей его деятельности. При необходимости в него можно вносить изменения.

Проект положения о командировках должен утвердить директор, глава предприятия. Потом документу присваивается регистрационный номер, всех подчиненных знакомят с текстом. Хранят положение о командировках в кадровом отделе или у делопроизводителя фирмы. 

Заключение

Локальное положение о командировках поможет руководству предприятия регламентировать и упорядочить все вопросы, которые касаются отправки сотрудников в деловые поездки.

Понятно, что образцом и приоритетом выступает Положение №749, принятое на федеральном уровне. Но ведь у каждого предприятия есть свои особенности хозяйственной деятельности, в том числе касающиеся командировок. Кроме того, документ поможет в урегулировании споров между управленцами и командированными.