Приказы о командировках: как оформить правильно?

Законодательство требует от всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей вести документооборот, фиксировать все хозяйственные операции, результаты деятельности и другие значимые события. Оформление командировок сотрудников не исключение. Данную часть хозяйственной деятельности тоже нужно правильно оформлять. Поговорим о приказах на командировки подробно.

Особенности и правила оформления приказов о командировках 

Согласно статье 116 российского Трудового кодекса, командировка — это деловая поездка сотрудника, ограниченная временными рамками, проводимая с целью выполнения должностных обязанностей и поручений руководства вне основного рабочего места.

Алгоритм отправки сотрудников в командировку содержится в ПП (постановление правительства) России №74 от 13 октября 2008 года. Именно с этой даты правительство нашей страны упростило процесс отправки работников в командировки, до этого требовалось в обязательном порядке оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Применять их по-прежнему можно, но только, если это считает нужным руководство предприятия, закон этого не требует.

Первое, что оформляется по поводу предстоящей командировки сотрудника — это именно приказ, распоряжение по форме Т-9.

Документ должен включать в себя следующие важнейшие сведения:

• Информация о сотруднике на основании его удостоверения личности.
• Табельный номер.
• Должность.
• Подразделение, цех, отдел, то есть место работы сотрудника.
• Цель деловой поездки, задачи командировочного.
• Период поездки.
• Выдача денежных средств в виде аванса или же указание на то, что все расходы сотруднику будут компенсированы после возвращения.
• Указание населенного пункта, куда отправляется сотрудник.
• Сведения о принимающей стороне — филиале самого предприятия, другой компании и так далее.

Традиционно приказы о командировках печатаются на фирменных бланках, где в шапке указана полная информация о работодателе, все реквизиты предприятия, которое отправляет сотрудника в командировку. Внизу документа обязательны подпись руководителя и дата заполнения.

Кроме того, если командировка приходится на выходной день, в деловую поездку едет сотрудник с детьми до трех лет или ухаживающий за инвалидом, на приказе должна стоять его отметка о том, что он не против отправиться в командировку.

Журнал регистрации командировок 

Как гласит ПП №771 от 2015 года, вести журнал регистрации деловых поездок сотрудников работодатели больше не обязаны. Однако это удобно и на практике многие предприятия продолжают вести такие журналы.

К преимуществам ведения журнала регистрации командировок относятся:

• Есть подтверждение всех затрат на деловую поездку работника.
• Проще вести расчеты с филиалами.
• Упрощается осуществление расчетов с самим сотрудников.
• Есть доказательство того, что работник отсутствует на месте службы по законным причинам.

Такой журнал позволяет систематизировать все данные по конкретной командировке, объединить их, записать в одном месте, что удобно бухгалтерам и сотрудникам кадрового отдела.

Журнал регистрации командировок должен иметь следующие стандартные реквизиты:

• Порядковый номер записи.
• ФИО сотрудника, который направляется в командировку, его должность.
• Место поездки.
• Если на предприятии по-прежнему заполняется командировочное удостоверение, то указываются его реквизиты.
• Данные о субъекте, который занимается оформлением деловой поездки.
• Даты отъезда и приезда командированного.
• Подпись сотрудника, который едет в командировку.
• Другие дополнительные сведения, важные для конкретной поездки.

Сроки хранения приказов на командировки 

Распоряжение Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года гласит, что:

• Все документы, которые касаются оформления деловых поездок, командировок, хранятся на предприятиях 5 лет.
• Документы, которые касаются длительных командировок за границу, хранятся 10 лет.
• Командировочные удостоверения тоже хранятся 5 лет.
• Важное исключение сделано для тех, кто работал на Крайнем Севере, в том числе бывал там в командировках — документы таких сотрудников хранятся 75 лет!

Конкретного упоминания именно о приказах на командировки в данном регламенте лет. Но, исходя из общих правил, такие приказы по форме Т-9 тоже хранятся минимум 5 лет.

Заключение 

Ведение документооборота предприятия регламентируется законодательными актами. Сфера оформления командировок не стала исключением, такие деловые поездки нужно сопровождать пакетом документов. И начинается он с приказа, который подписывает руководитель предприятия. Именно приказ определяет цели, задачи, место прибытия и сроки поездки, является основанием для выдачи аванса на командировку и дальнейших действий администрации компании и самого сотрудника.

Отметим, что вести ли журнал регистрации командировок — решать вам, а вот приказ на деловую поездку необходим.