Справочник предпринимателя
Служебная командировка — компенсации и гарантии
При оформлении командировки работнику предприятия всегда остается вероятность, что конечная цель поездки не будет достигнута. Именно этот момент становится причиной многочисленных конфликтов, обращений в суд и других споров, так как затраты на командировку, компенсации и оплату труда остаются обязательными вне зависимости от результативности мероприятия.
Чтобы избежать конфликтов, сторонам необходимо знать свои права, обязанности, а также перечень гарантий, предусмотренных законодательством для командировочных сотрудников со стороны нанимателя. В данном обзоре будут рассмотрены нормативно-правовые аспекты оформления командировки, порядок выплат и компенсаций, связанных с ней, а также установленный порядок документального оформления данной формы трудовых взаимоотношений.
Оглавление:
Что такое служебная командировка: понятие по ТК РФ
Служебная командировка — это инициированная нанимателем поездка работника предприятия в другой регион или населенный пункт на конкретный установленный срок для выполнения поставленной руководством задачи. По факту наемный сотрудник едет со своего рабочего места, указанного в трудовом соглашении, в другой город или поселок. На время поездки ему законодательно определены гарантии и компенсации, которые возлагаются на нанимателя.
Условия командировок для сотрудников регламентированы трудовым законодательством. Первые изменения были внесены более 5 лет назад, а 2 года назад они были окончательно зафиксированы. До внесения изменений все нюансы, связанные с оформлением командировок и связанных с ними гарантий и выплат были в ведении внебюджетных фондов. Теперь они находятся в ведении налоговых органов.
Именно с этого момента были установлены четкие суммы выплат и компенсаций, при превышении которых сверхнормативные средства облагаются налогами.
Регламент выплат теперь прописан в Налоговом кодексе России (статья №217).
При этом при оформлении командировок нанимателю следует учитывать основные требования Трудового кодекса, в том числе касаемо компенсации работнику понесенных им затрат, связанных с поездкой, так как направление его в служебную командировку не должно ухудшать его материального состояния.
Какие категории работников не имеют допуска к командировкам
Согласно требованиям Трудового кодекса, существуют некоторые категории работников, которые не могут быть направлены в командировки. Определяющим критерием являются возраст и семейное положение сотрудников.
Однозначно запрещается направлять в командировки лиц таких категорий:
- беременные сотрудницы;
- несовершеннолетние.
С согласия сотрудников (в письменной форме) и при отсутствии медицинских противопоказаний разрешается направлять в командировки таких работников компании:
- женщины, воспитывающие детей младше 3-летнего возраста;
- мать или отец, в одиночку воспитывающие детей младше 5-летнего возраста;
- родители детей с инвалидностью или ограниченными физическими возможностями;
- лица, ухаживающие за родственником, имеющим тяжелые заболевания (с заключением врача).
При отказе сотрудника, входящего в одну из вышеуказанных категорий, от командировки, наниматель не вправе настаивать. Направление в порядке принуждения работника данной категории в служебную командировку ведет к административной ответственности для нанимателя.
Командировочные гарантии, предоставляемые сотруднику
Сотрудники, оформленные на постоянное рабочее место и не относящиеся ни к одной из категорий, указанных в предыдущем пункте, могут быть направлены в служебные командировки в приказном порядке без предварительного согласия.
Гарантии, законодательно предусмотренные для каждого командированного работника, включают:
- сохранение за работником в период отсутствия места и должности, независимо от продолжительности командировки;
- после выполнения обязанностей, связанных с поездкой, работник имеет право снова работать в той же должности, что и до командировки;
- командировка не должна становиться причиной ухудшения материального положения работника, поэтому уровень его оплаты труда не может снизиться;
- все расходы, понесенные работником во время поездки, должны быть полностью возмещены.
Весь период нахождения сотрудника в командировки на него распространяются внутренние правила, принятые на принимающем предприятии, в том числе график, режим и корпоративные требования.
При заболевании или получении производственной травмы во время служебной командировки оплата больничного происходит в том же алгоритме, что и на основной должности сотрудника на штатном рабочем месте.
Алгоритм оформления командировки
Оформление служебной командировки происходит поэтапно:
- Публикуется распоряжение руководства о направлении работника в служебную командировку. Оно оформляется на универсальном бланке формы Т9 или на внутреннем бланке, установленном для данного предприятия. Начиная с прошлого года, отдельный документ для описания служебного задания не используется, а данная информация указывается в отдельном разделе приказа. После того, как работник ознакомлен с приказом, он свидетельствует об этом, поставив подпись под документом.
- Выдаются авансовые средства для поездки. Работник имеет право получить аванс на сопутствующие расходы — оплату проезда, проживания, питания и прочих непредусмотренных затрат, связанных с поездкой и выполнением задачи руководства. Кроме того, командировочным положены суточные — ежедневная материальная компенсация. Сумма выдачи должна быть зафиксирована во внутренней документации компании. Выдача оформляется стандартным расходно-кассовым ордером. Если командировка носит внутренний характер, то деньги выдаются на руки или на банковскую карточку в рублях. Если командировка заграничная, то часть денег выдается в рублях (на расходы, понесенные на территории РФ), а часть в той валюте, которая используется в стране прибытия.
- Выдается командировочное удостоверение. Этот этап уже более 2 лет не является обязательным, но многие предприятия продолжают оформлять его, так как это очень удобно и информативно. Если такая практика присутствует в компании, то этот момент должен быть отражен в положениях внутренней документации предприятия.
- Ведется табель, учитывающий рабочее время сотрудника. Его следует вести в продолжение всей поездки, которая при этом проходит под кодом К.
- Составляется авансовый отчет. На это работнику отводится 3 суток с момента возвращения на прежнее рабочее место. Отчет заполняется в стандартизованной форме АО1 и сопровождается подтверждающими расходы документами. К ним относятся билеты, квитанции гостиниц, АЗС, служебные записки с перечнем понесенных расходов.
- Возврат неиспользованных средств компании или компенсация сверхнормативных расходов. Если сотрудником были использованы не все авансовые средства, он возвращает их предприятию в установленном порядке. При перерасходе средств сверх выданной суммы — предприятие фиксирует перерасход и компенсирует его работнику.
Если характер поездки предполагает использование командированным работником личного или доверенного транспорта, это следует отразить в приказе.
Компенсации, полагающиеся командировочному
Весь процесс, как и в каком объеме оплачиваются командированным сотрудникам компенсационные выплаты, должен быть зафиксирован в положениях внутренней документации компании.
Законодательно лицу, направленному в служебную командировку, полагаются такие виды компенсационных выплат:
- Проездные расходы. К ним относятся стоимость билетов на все виды транспорта, а также затраты на топливо, если в поездке используется личный или доверенный транспорт.
- Расходы на проживание. В них входят стоимость гостиничных номеров или арендованного жилья.
- Затраты на питание. Определяются на основе чеков из супермаркетов и предприятий общественного питания.
- Сопутствующие расходы. К ним относятся затраты, понесенные в корпоративных интересах.
Кроме вышеперечисленных выплат, сотрудникам полагаются суточные. В законодательстве зафиксирован минимальный объем выплат, не облагаемый налогами:
- для поездок в пределах РФ — 700 р.;
- для заграничных поездок — 2500 р.
Из обзора видно, что законодательством каждому работнику, направленному в служебную командировку, полагаются компенсационные выплаты и ряд гарантий. Несоблюдение этих требований нанимателем влечет за собой административную ответственность и штрафные санкции.