Все об оптимизации бизнес-процессов

Главная цель любого бизнеса — минимизировать издержки и нарастить прибыль. С этой целью часто прибегают к оптимизации отдельных бизнес-процессов.

Поговорим о том, какими методами это можно сделать, приведем все этапы оптимизации и расскажем, что в итоге может получить владелец бизнеса.

Что такое бизнес-процесс

Бизнес-процесс — это определенная последовательность действий, которая приводит к конкретному результату. У каждого процесса в бизнесе есть своя цель, ничто не происходит просто так.

На количество и особенности бизнес-процессов влияют:

1. Специфика самого бизнеса, сфера деятельности предприятия.
2. Масштабы субъекта — мелкий бизнес или крупное производство.
3. Личные качества владельца и руководства.

На практике существуют три вида бизнес-процессов:

1. Основной. Направлен на увеличение прибыли и удовлетворение клиентов.
2. Вспомогательный. Нацелен на обеспечение бесперебойной, штатной работы предприятия.
3. Управленческий. Определяет стратегию развития фирмы и всех ее подразделений.

Цели оптимизации данных бизнес-процессов:

• Автоматизация работы.
• Регламентация деятельности.
• Совершенствование планирования.
• Совершенствование контроля и учета.
• Налаживание эффективной связи между отделами и подразделениями.
• Повышение качества продукции.
• Снижение затрат.
• Улучшение всех финансовых показателей.
• Расширение, развитие бизнеса.
• Получение дополнительных средств на расширение бизнеса.

Когда нужно оптимизировать бизнес-процессы

Признаем, что в нашей стране многие субъекты хозяйственной деятельности работают без оптимизации бизнес-процессов. Однако, в ряде случаев она необходима:

1. Увеличивается штат, принимаются новые сотрудники.
2. Увеличивается количество структурных подразделений.
3. Есть проблемы в работе предприятия.

В частности, проблемы могут быть связаны с недостатком информации у исполнителей-сотрудников, с медленным принятием решений руководством, отсутствием контроля за результатами работы, напряжением в коллективе, ростом издержек.

Для примера приведем вам основные проблемы предприятия, торгующего через интернет:

• Звонки клиентов просто игнорируются.
• Заказы обрабатываются медленно, пропадают, путаются.
• Клиенты жалуются на некачественное обслуживание.
• Консультанты не могут дать исчерпывающей и понятной информации.
• Сроки доставки товаров срываются.
• Товар поступает в просроченном или поврежденном виде.
• Клиенты не получают информацию об акциях и скидках.
• Сайт не развивается, не обновляются новости и описания товаров.

Все эти проблемы могут привести к банкротству интернет-магазина, услугами которого прекратят пользоваться. Наглядный пример ситуации, когда оптимизация деятельности просто необходима.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Выделим шесть методов оптимизации бизнес-процессов:

1. Изменение. Начинают применяться другие методы работы с поставщиками и клиентами, меняется подход к технологиям и товарным запасам.
2. Исключение. Устраняются причины проблем, например, сокращаются производственные уровни и неэффективные сотрудники.
3. Упрощение. Некоторые процессы становятся проще, в разумных пределах, сокращается их продолжительность.
4. Ускорение. Автоматизация процессов, проведение параллельного инжиниринга.
5. Стандартизация. Адаптация всех процессов работы к конкретным стандартам.
6. Обеспечение взаимодействия. Налаживание эффективных связей между разными отделами и структурными подразделениями.

Все этапы оптимизации бизнес-процессов

Приведем вам алгоритм оптимизации бизнес-процессов, который подходит и для малого, и для крупного бизнеса:

1. На первом этапе нужно определиться, с какой целью будет проводиться оптимизация деятельности фирмы. Например, для уменьшения сроков хранения товаров на складе, сокращения времени с момента их производства до реализации. Чаще всего на этом этапе в компании устраивается мозговой штурм, проводится обсуждение с привлечением минимум 5–10 штатных специалистов во главе с руководителем. Они обсуждают, что именно нужно изменить в компании, чтобы добиться достижения первоочередной цели.
2. Определяются элементы бизнес-процессов. Это субъект, объект, вход-выход, то есть начало и окончание процесса, а также совокупность всех функций. Корректировать можно сразу все элементы бизнес-процесса или только отдельные составляющие. Нужно выделить всех субъектов процесса, их обязанности, функции, границы ответственности.

Для примера приведем входы-выходы первичной документации в бухгалтерии: товарная накладная сначала поступает на склад, потом в отдел материально-технического обеспечения, затем в производственную службу и уже после этих трех подразделений в бухгалтерию. В итоге документ проходит слишком длительный этап согласования и учета. Его вполне можно сократить до цепочки «склад-бухгалтерия», а остальным отделам отправлять копии документа. И бизнес-процесс учета будет оптимизирован.

3. Подготовка к оптимизации бизнес-процессов. Нужно распределить обязанности между всеми участниками. Часто повторяющиеся, простые операции поручаются рядовым сотрудникам, более сложные — специалистам. В итоге увеличится скорость протекания процессов, уменьшатся трудозатраты.
4. Внедрение изменений в бизнес-процессы. Приступаем к реализации составленного плана, призванного достичь конкретной цели. Нужно внести изменения в локальные документы фирмы, донести план до всего коллектива. Важно привлекать и информировать сотрудников, чтобы все принимали участие в оптимизации бизнеса.

Приведем для примера план оптимизации бизнес-процессов, разработанный в такой известной корпорации, как Ford:

1. Выявление самых проблемных мест в работе завода.
2. Составление плана по улучшению ситуации.
3. Подбор команды, которая будет этим заниматься.
4. Подробное описание проблемы.
5. Выявление методов, которые могут ее сдерживать на первом этапе.
6. Анализ всех составляющих проблемы.
7. Разработка корректировок деятельности.
8. Внедрение и валидации корректировок.
9. Разработка превентивных мер.
10. Решение проблемы.

Последовательность, как видим, четкая. Все начинается с обнаружения проблемы и заканчивается ее решением. Пропускать этапы нельзя, нужно действовать четко, по плану, поступательно.

Основные ошибки при оптимизации бизнес-процессов 

Главные ошибки при оптимизации бизнес-процессов допускают именно управленцы, руководители:

• Они часто формально относятся к делу. Вместо того, чтобы скрупулезно изучить ситуацию, составить план, назначить ответственных, проинформировать подчиненных, начальник просто издает приказ: «Ликвидировать проблему на участке N, впредь не допускать подобного». Как ликвидировать, как не допускать, непонятно.
• Игнорирование методологического подхода в пользу интуитивного. Руководитель просто не разбирается в технологии производства, особенностях и принципах бухучета и маркетинга.
• Метод оптимизации процесса выбирается неверно. Проблема не определена до конца, нет плана, руководство некомпетентно. В итоге инструменты улучшения ситуации выбираются неправильно, не соответствуют проблеме и поставленным задачам.
• Начальство высшего звена лично руководит всем процессом оптимизации. Понятно, что отстранять руководство нельзя. Но непосредственно оптимизацией должны управлять специалисты в данной сфере. А руководство — просто контролировать реализацию составленного плана. И содействовать профессионалам, помогать им.

Цели оптимизации бизнес-процессов

Как свидетельствуют отзывы управленцев, оптимизация бизнес-процессов на практике помогает добиться следующих целей:

• Поставленные задачи удается решить раньше, процессы ускоряются.
• Наладились контакты между различными отделам и вспомогательными службами предприятия.
• Клиенты довольны.
• Финансовое положении компании улучшилось.
• Появились возможности для расширения бизнеса и завоевания новых рынков.
• Появились свободные ресурсы, которые можно направлять на развитие компании.
• Расходы снизились, стали более эффективными.
• Разрешилась проблема с удвоением функций.
• В коллективе нормальная рабочая обстановка.
• Можно заниматься стратегическим планированием.

Заключение

Пренебрегать оптимизацией бизнес-процессов могут только владельцы и руководители компаний, где все исключительно хорошо. У них нет проблем. Если же на каком-то этапе бизнеса возникают вопросы, развитие прекращается, возникают сложности в той или иной сфере — значит, пора заниматься оптимизацией.

Уверены, что наша простая и понятная инструкция поможет вам в этом.