Цифровые (электронные) документы: виды, механизмы работы, для чего нужны гражданину РФ

Электронный документ и документ в электронном виде: особенности и назначение

Сегодня в России многие сталкиваются с необходимостью сбора, предоставления, а также грамотного составления самых разных документов. Не только должностные лица, но и просто граждане. В связи с этим у заинтересованных возникает целый ряд вопросов, в числе которых есть и такие:

• какие документы требуются по тому или иному случаю (договору, обращению, иску, жалобе и пр), как правильно их составлять, подписывать, отправлять;
• какие законные требования существуют относительно их оформления и содержания;
• что считать электронным документом, какие у него полномочия;
• где не обойтись без бумажных оригиналов, а где достаточно будет и электронных аналогов;
• что подписывать электронно, а что нет;
• какие виды подписи на документах существуют;
• и пр.

Начать следует с того, что «документ», как понятие, в Российской Федерации сегодня определяется отдельным федеральным законом No 77-ФЗ от 29.12.1994 г. (последняя редакция его увидела свет 3 июля 2016 г.), который называется «Об обязательном экземпляре документов». Там достаточно внятно отмечено: документом считается и является по факту «материальный (!) носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Все документы, имеющие хождение в современном российском государстве, разделяются на бумажные и электронные. Разницу между ними определяет тип носителя, а еще — форма фиксации и предоставления.

Что же касается еще одного актуального понятия — «электронный документ», то оно закреплено совсем другим актом действующего законодательства – No 149-ФЗ от 27.07.2006 г. (последняя редакция датирована 18.03.2019 г.), носящим название «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Там сказано, что «документом электронным» считается и по факту является тоже информация, но облеченная именно в электронную форму, пригодную для:

• человеческого восприятия посредством электронных вычислительных машин;
• передачи по ИТ-сетям;
• соответствующей обработки в инфосистемах.

Следует обратить внимание на одну особенность, закрепленную в вышеназванном законе: «документ в электронном виде» (цифровой) и «изначально электронный» – не суть одно и то же, они разнятся. Первый – бумажный сначала — преобразуется (не больше) в электронный, становясь лишь «образом» своего носителя. А второй сразу же создается электронным. Согласитесь, это действительно разные вещи.

В настоящее время ситуации, когда бумаги, как они есть, отправляются адресату почтой или с курьером — в общем-то, редкость. Мало кто имеет возможность ждать, особенно, если дело касается бизнеса, или, например, разбирательств в суде с их ограниченными сроками. Есть и другие ситуации, не терпящие отлагательств. У некоторых российских предприятий масса сделок и огромное число документов. С таким потоком не в силах справиться ни один секретарь или даже канцелярия, если придется отправлять все бумаги традиционным способом. Тогда на помощь приходит ЭДО — электронный документооборот.

Принятый у нас электронный документооборот (да и во всем мире тоже так) подразумевает использование, отправку, получение/хранение и тех документов, и других. Однако «образам» подходит любая подпись (чаще всего простая), а вот электронные документы требуют усиленного заверения – подписи особой, квалифицированной. Но та, и другая — электронные.

Еще существуют требования, предъявляемые ко всем электронным документам, а равно и к документам в электронном виде. В их числе:

• общие, которые ничем не отличаются от тех, что применяются к бумагам, и напрямую касающиеся содержания какого-то конкретного документа, а равно формы его;
• конкретные к определенным документам, которые в первую очередь касаются электронной подписи;
• особые, применяемые к отдельным категориям документов, относительно их назначения, иных условий, обработки и передачи, а еще хранения (эти требования индивидуальны по видам/категориям и входят в соответствующие инструкции – отраслевые, местные и пр).

К электронным документам, а вместе с ними и к документам в электронном виде, имеющим право участвовать в современном электронном обороте, относятся:

• самые разные договоры в различных сферах народного хозяйства, любые контракты, а вместе с ними и все соглашения, (дополнительные также);
• учетные документы первичные;
• отчетность (налоговая, бухгалтерская — эти всегда с усиленной квалифицированной электронной подписью);
• документы подаваемые/предоставляемые в судебные инстанции;
• разного рода обращения в различные госорганы.

Юридическая значимость электронной переписки, подписи, идентификация посланий

Электронная подпись, как уже было установлено, может быть разной.

Так большинство создаваемых сейчас электронных документов заверяются простой электронной подписью, ее для них вполне достаточно.

В переписке с использованием электронной почты или мессенджеров, а также при обмене сообщениями СМС электронная подпись и вовсе не требуется. Правда, в случае судебных разбирательств по тому или иному поводу может потребоваться идентификация отправителей. И нередко это становится проблемой.

Так при идентификации надо будет доказательно определить:

• кто составлял конкретный документ (или же документы);
• кто, куда, откуда их отправлял;
• кто, где и когда (в частности, в какое именно время) эти документы получал;
• как был применен (если применен) полученный документ, его юридический характер и статус, а, кроме того, последствия применения.

Очевидно, что вышеперечисленное плохо поддается определению, поэтому в сложных делах необходимо себя обезопасить, стараясь избегать простых сообщений в:

• разного рода мессенджерах/приложениях;
• теле-письма электронной почты (такую почту эффективнее использовать как средство доставки писем в виде отдельных документов (вложений), заверенных и подписанных надлежащим образом);
• СМС-сообщениях.

Электронную почту, в принципе, лучше задействовать только тогда, когда электронные адреса сторон прописаны в договоре, и там же подробно расписан порядок документообмена. Тогда проблем не возникает. В случае какого-то судебного разбирательства этот вопрос даже не будет обсуждаться, а все отправленное по электронной почте будет приобщено к делу и использовано в качестве доказательств и подтверждений.

Что касается СМС-отправлений, то их можно идентифицировать через сотового оператора. А послания в чатах и мессенджерах – через технические поддержки этих платформ.

В общем, практически все документы можно сегодня передавать электронно. Да они и создаются теперь такими с самого начала (конечно, не все, но большинство). Однако обязательно должны соблюдаться требования:

• проставления электронной подписи;
•  и технического соответствия.

Важно также обращать внимание на форму, а вместе с ней — на содержание. Они тоже должны соответствовать действующим стандартам.

Что же касается перехода на полностью электронный документооборот, то не для всех предприятий и организаций он подходит. ЭДО целесообразен, когда бумаг много, и значительные средства приходится расходовать на распечатку, доставку и хранение. Тогда электронный документооборот способен упростить, упорядочить и оптимизировать делопроизводство, принеся компании экономию. Если же документов не так много, ЭДО невыгодно, его нет смысла приобретать.

Цифровой паспорт гражданина, водительские права и другие документы

Отдельно следует сказать о цифровых удостоверениях личности, которые в наше время приходят на смену бумажным.

Начнем с того, что «цифрового паспорта» или «цифровых прав водителя» не существует. Эти термины — выдумка СМИ. Речь идет о неком «цифровом удостоверении личности» (Указ по этому поводу недавно подписал Президент Российской Федерации) или «наборе личных данных», которые любой россиянин может предъявить сегодня там, где это возможно и требуется, воспользовавшись соответствующим сервисом на портале Госуслуг.

Такой набор позволяет использовать вместо оригиналов самых разных свидетельств и справок, удостоверений, а еще вместо паспорта гражданина РФ их/его электронные версии («образы», см выше), но только в определенных ситуациях.

В Минцифры РФ поясняют: лишь в отдельных бытовых случаях электронные «наборы» можно использовать для чего-то без предъявления оригиналов на бумажных носителях. Список этого «чего-то», а также перечень «случаев» в настоящее время еще не определены. Этим вопросом вплотную занимается сейчас Правительство России.

Возможно, такой «цифровой паспорт» в будущем можно будет предоставлять/использовать/предъявлять, получая какую-то из услуг в МФЦ, или делая заказы через/в интернет-магазинах, а также для покупки билетов и посадки на поезд и пр.

А вот российским водителям, например, с прошлого года (2022) официально разрешено предъявлять QR-код, скачанный на «Госуслугах Авто». Впрочем, такой код тоже не заменяет водительское удостоверение. Права человек, управляющий транспортным средством, все еще обязан возить с собой.

В будущем реестр организаций и учреждений, где разрешено будет предъявлять цифровые документы гражданина, обязали вести все то же Минцифры на базе информации, передаваемой юридическими лицами.