НДФЛ — все о подоходном налоге с заработка

Согласно законодательным нормам, наниматель обязан производить удержание и перечисление в бюджет подоходного налога с заработной платы работников штата. Чтобы верно рассчитать и уплатить НДФЛ, следует владеть актуальными данными о процессе вычисления и действующих ставках.

Подоходный налог с зарплаты — определение и факторы

Подоходный налог является самым знакомым для большинства трудящихся и основным видом налогообложения, отчисляемого напрямую с заработной платы. Как его рассчитать и какой размер ставки при этом применяется — зависит от того, является ли плательщик резидентом страны.

Понятия налогового резидентства и нерезидентства различаются сроком пребывания плательщика в стране. Если сотрудник проживает на территории РФ от 183 и более дней, то он является резидентом, если менее — нет. Выезд за пределы РФ на срок менее полугода не считается прерыванием времени пребывания в стране.

На конец отчетного периода перед расчетом налога следует обновлять информацию о статусе сотрудника.

Размер подоходного налога

Налоговое законодательство Российской Федерации определяет на текущий год 5 типов подоходной налоговой ставки:

• 9%;
• 13%;
• 15%;
• 30%;
• 35%.

Минимальный размер применяется при вычислении подоходного налога с учредительского состава ДУИП по сертификатам, полученным ранее 01.01.07 и процентов по облигациям ИП выпуска ранее 01.01.07.

Стандартная ставка 13% утверждена статьей 224 пункт 1 ТК и используется для начисления НДФЛ с дохода плательщиков с резидентским статусом. Насчитывают его на те виды доходов, которые не облагаются иными сборами. В них включены зарплата, премии, дивиденды, а также доход от проданного имущества.

Третья категория, 15% ставка применима для ряда категорий с нерезидентским статусом. Детальнее о том, к кому применим этот размер ставки — в специальном разделе данной статьи.

На основе 30-процентной ставки рассчитывается подоходный налог для нерезидентов, кроме отдельных категорий из предыдущего пункта. Также данная ставка распространяется на налог со всех видов доходов от ценных бумаг выпуска РФ, кроме дивидендов, при условии:

• учета на счету депозитария иностранного держателя (номинального либо уполномоченного);
• непредоставления получателем информации для налогового агента, оговоренной в статье 214 пункт 6 Налогового кодекса.

Резиденты, имеющие иностранное гражданство, платят подоходные налоги с зарубежных доходов лично.

Максимальный размер ставки применяется для налогообложения доходов, указанных в ст. 224 п.2, полученных лицами с резидентским статусом.

До начала 2018 года налогообложение применялось ко всем выигранным средствам без исключения. С начала 2018 года налогообложение применяется только в случае, если выигранная сумма выше 4000 рублей (статья 217 пункт 28). С меньших выигрышей подоходный налог не уплачивается.

Также изменения коснулись порядка уплаты. До 2018 года получатель оплачивал налог самостоятельно, независимо от суммы выигрыша. Теперь при превышении суммы от 15000 рублей обязанность удержания и уплаты налога возлагается на организатора призового мероприятия. Если лицом выиграно от 4000 рублей до 15000 рублей, платить налог следует самостоятельно (статья 228 пункт 1 подпункт 5).

Указанные ограничения не применяются к прочим видам доходов при удержании НДФЛ, например, к арендной плате от организации или премированию к дню рождения.

При начислении НДФЛ на оплату труда пребывающих на исправительных работах, а также взыскании алиментов и иных компенсационных выплат (возмещение физического и морального вреда, а также ущерба, нанесенного преступлением, в том числе и смерть кормильца), применяется ограничение в 70%.

Случается, что размер начисленного подоходного налога превышает размер зарплаты. В этой ситуации удержание налога производят со следующей выплаты, ограничиваясь вышеприведенным лимитом.

Размер НДФЛ для нерезидентов

Вышеуказанная ставка НДФЛ 13 процентов применяется в отношении заработной платы и прочих трудовых начислений лиц, не являющихся резидентами, и принадлежащим к следующим категориям:

• сотрудники, нанятые на работу по патенту;
• пребывающие в стране по программе переселения соотечественников;
• судовые экипажи под российским флагом;
• высококвалифицированные зарубежные специалисты, имеющие договорные трудовые отношения на территории РФ (письмо №03-04-06/6773);
• имеющие резидентство стран Евроазиатского союза;
• беженцы и получившие временное убежище в России.

После приобретения патента для работы в Российской Федерации нерезиденты вносят лично установленный размер НДФЛ по ставке 13%. После найма на работу уплата подоходного налога возлагается на работодателя. Все налоговые платежи по НДФЛ, уплаченные до момента найма, считаются авансом и учитываются при отчислениях с заработной платы.

Относительно 4-й категории, то есть высококвалифицированных зарубежных специалистов, долгое время не был утвержден четкий порядок налогообложения. Согласно некоторым нормам законодательства, доходы нетрудового происхождения надлежало облагать 30-процентным налогом. Хотя твердого определения нетрудовым доходам не приводилось, лишь указывалось понятие, что считается трудовой деятельности (№115-ФЗ).

Также в ряде законодательных актов (письма №03-04-06/6158 и №03-04-06/32423) указывалось, что трудовыми доходами является только прямая заработная плата. Выплаты по отпускам, листкам нетрудоспособности, командировочным и компенсационным статьям причисляются к нетрудовым, потому могут облагаться 30-процентным налогом. Аргументация заключалась в том, что данные типы дохода получены за время, когда сотрудник не исполняет свои профессиональные функции, то есть не относятся к трудовым по определению статьями 106 и 107 Трудового кодекса.

Одновременно с этим постановление №11709/11 Высшего Арбитражного Суда учитывает отпускные выплаты в категорию зарплаты.

Согласие в законодательных актах наступило после публикации письма Министерства Финансов №03-04-06/71450.

В соответствии с договоренностями Евроазиатского союза, которые приоритетнее Трудового и Налогового кодексов, резиденты стран-членов союза, трудящиеся по договору, имеют право на применение к их доходам 13-процентной ставки НДФЛ. Длительность пребывания на территории РФ не имеет значения. При потере гражданства страны-члена Евроазиатского союза, к иностранцу автоматически применяется ставка 30%, указанная в перечне.

Также ставка 13% применяется к заработной плате получивших временное убежище на территории России и беженцев из других стран, вне зависимости от длительности их пребывания в РФ. Если лицо утрачивает данный статус и при этом сохраняет налоговое резидентство, его заработная плата облагается 30-процентным налогом.

Меняться и уменьшаться данная система налоговых ставок не будет, так как ее размеры и условия не противоречат интересам всех участников налоговых отношений (письмо №03-04-06/62106).

Если лицо является нерезидентом и имеет доход от предприятий РФ в виде дивидендов, то на эти средства начисляется ставка НДФЛ 15%.

Так как наниматель несет ответственность за расчет и перечисление подоходного налога со своих сотрудников, следует проверять у нанимаемых иностранцев статус и наличие двойного гражданства, во избежание некорректного налогообложения.

Неправильное применение ставки грозит штрафом в размере 20% от суммы недоплаты (статья 123).

Как рассчитать ставку НДФЛ

Чтобы определить размер применяемой налоговой ставки, бухгалтеру следует выполнить следующие пункты:

1. Установить налоговую категорию сотрудника. Для резидентов к выигрышам и кредитным процентам применяется 35% ставка, к прочим видам дохода — 13% ставка.
2. Если сотрудник не является резидентом, следует установить его принадлежность к льготным категориям. Если им приобретен патент, либо он имеет статус беженца, переселенца или резидента стран Евроазиатского союза, то используется ставка 13%. Если все указанные условия отсутствуют, следует анализировать происхождение доходов.
3. Проанализировать происхождение доходов нерезидента. Дивиденды облагаются по ставке 15%, остальные доходы — по ставке 30%.

При этом следует учитывать, что общая сумма удерживаемого дохода (НДФЛ+остальные удержания) должна быть в пределах 20% или 50% (в оговоренных ситуациях) от суммы заработной платы (статья 138 и письмо №БС-4-11/20405@).

Доходы, не облагаемые НДФЛ

При вычислении размера НДФЛ следует учесть, что не все виды начислений могут быть включены в базовую сумму дохода для налогообложения. Согласно статье 217 Налогового кодекса, не облагаются подоходным налогом:

• алименты;
• компенсации (за командировки, при увольнении по сокращению и др.);
• материальная помощь в сумме не более 4000 рублей в год либо полученной в связи со смертью родственника либо чрезвычайной ситуацией;
• пенсии;
• стипендии;
• пособия по беременности и родам;
• выплаты по безработице;
• жилье и земельные участки, переданные во владение из муниципальной или госсобственности;
• субсидийные средства и гранты крестьянам и фермерам, полученные ими с начала 2012 года.

До начала 2018 года подоходный налог удерживался с компенсационных выплат пострадавшим от обмана дольщикам. На сегодня выплаты, начисленные из спецфонда, налогообложению не подлежат (ст. 217 пункт 71).

При этом с текущего года подоходный налог не удерживается с дисконтов по рублевым облигациям РФ, эмитированным начиная с 2017 года (№58-ФЗ ст. 1 пункт 2).

Также не начисляется НДФЛ на авансовую выплату заработной платы. Расчет и удержание производится по итогам месяца со всей суммы заработной платы.

Вычеты из подоходного налога

Трудящиеся лица, имеющие резидентство Российской Федерации и официальное трудоустройство, а также находящиеся на ставке НДФЛ 13%, имеют право воспользоваться налоговыми вычетами. Это фиксированные суммы, которые вычитаются из облагаемой налогом величины дохода. Для применения вычетов обязательно наличие предусмотренных законодательством обстоятельств. В отношении нерезидентов, находящихся на ставке 15%, вычеты не применяются.

Подробное описание существующих вычетов можно найти в статьях 218-221 Налогового кодекса. Вычеты разделены на следующие категории:

• стандартные;
• инвестиционные;
• имущественные;
• социальные;
• профессиональные.

Примером первой категории являются:

• вычеты для родителей (усыновителей, опекунов) детей младше 18 лет;
• вычеты для родителей (усыновителей, опекунов) студента дневной формы обучения младше 24-летнего возраста.

Величина облагаемого НДФЛ дохода будет уменьшена в этом случае на 1400 рублей (при наличии одного ребенка). Если в семье двое детей, то сумма вычета составит 1400х2=2800 рублей. Вычет при наличии третьего и последующих детей составит по 3000 рублей за каждого из них. То есть, 1400х2+3000=5800 рублей.

Условием для применения вычетов за ребенка является уровень дохода за год не выше 350000 рублей. Чтобы получить уменьшение облагаемого налогом заработка, необходимо написать заявление, присоединив к нему подтверждающие обстоятельства документы. Если заявление подано в течение года, вычеты будут применены за весь календарный год.

Вычеты применяются с момента рождения (усыновления или приема по опеку) ребенка младше 18 лет и до момента совершеннолетия либо возраста, установленного статьей 218 (с учетом очного обучения в высших учебных заведениях).

Если ребенок имеет инвалидность, то размер вычета на него составляет 6000 рублей для опекуна и 12000 рублей для родителей или усыновителей. Возрастные рамки сохраняются, как и для предыдущих категорий.

Пример расчета подоходного налога с применением вычета.

Работник организации является резидентом Российской Федерации и имеет четверых детей младше 18 лет, один из которых имеет инвалидность. Его месячная заработная плата составила 80000 рублей.

Сумма вычета рассчитывается как 1400(1-й ребенок)+1400(2-й ребенок)+3000(3-й ребенок)+12000(ребенок с инвалидностью)=17800 рублей.

Сумма зарплаты, подлежащая налогообложению, равна 80000-17800=62200 рублей.

Сумма НДФЛ=62200х0,13=8086 рублей.

Как только сумма годового заработка превысит 350000 рублей, вычет перестанет применяться с месяца, в котором произойдет превышение.

Фиксированные суммы вычетов, входящих в категорию стандартных:

• ликвидаторы аварии на ЧАЭС, инвалиды ВОВ и иных боевых действий — 3000 рублей;
• лица УБД — 500 рублей.

В категорию соцвычетов входят расходы:

• на обучение (как самих несовершеннолетних, так и заявителей);
• благотворительность;
• на лечение и покупку медикаментов;
• на пенсионное обеспечение.

К категории имущественных относятся вычеты, применяемые при продаже авто, недвижимого имущества, земельного участка, а также при строительстве и закрытии ипотеки. Право использования вычета предоставляется один раз – до исчерпания установленного законом лимита.

Процедура расчета месячного размера НДФЛ

Для вычисления размера подоходного налога с месячной заработной платы работника бухгалтеру следует:

1. рассчитать заработную плату и положенные начисления за месяц;
2. определить наличие необлагаемых налогом сумм;
3. определить категорию плательщика НДФЛ;
4. уточнить право работника на вычеты;
5. суммировать средства из 2-го и 4-го пунктов (при их наличии) и отнять их от суммарного заработка;
6. рассчитать НДФЛ согласно процентной ставке.

Как и когда уплачивается НДФЛ с заработной платы

Налоговый кодекс уточняет подробности начисления и внесения налоговых платежей по НДФЛ в гл. 23 Налогового кодекса:

• статья 226 — для сотрудников, уплата НДФЛ за которых возложена на работодателя;
• статья 227 — для предпринимателей, адвокатуры и нотариусов, а также иностранцев;
• статья 228 — для физических лиц, имеющих доход не от нанимателя.

Сроки уплаты НДФЛ зависят от типа доходных средств, получаемых плательщиком:

• заработная плата, трудовые доходы и дивиденды, независимо от способа получения, — оплата не позднее следующего рабочего дня после расчета;
• доходы предпринимателя — до 15 июля следующего за расчетным года, при условии обязательного внесения авансовых взносов;
• отпускные и оплата листка нетрудоспособности — не позже последнего рабочего дня месяца.

Если НДФЛ оплачивает не физическое лицо, а наниматель или другой агент, оплату следует производить из средств физического лица, а не агента. Если произошла ситуация, в которой дивиденды были получены лицом в полном объеме, необходимо потребовать от получателя вернуть сумму НДФЛ, либо вычесть ее из следующего начисления, соблюдая установленные ограничения (статья 226).

Индивидуальный предприниматель вносит платежи по данным декларации за год, не позже, чем 15.07 текущего года за предыдущий год. На протяжении предыдущего (отчетного) года он получает извещения от НИ с суммами авансовых взносов и сроками уплаты:

• 50% — до 15 июля;
• 25% — до 15 октября;
• 25% — до 15 января следующего года.

При уплате НДФЛ с отпускных средств или начислений по листку нетрудоспособности, сроки выглядят так:

• начало отпуска приходится на 12.05, а конец на 3.06, при этом отпускные выплачиваются 7.05 (за 3 дня плюс праздники), а НДФЛ уплачивается до 31.05;
• листок нетрудоспособности выдан работнику с 15.06 по 21.06, 22.06 сотрудник был на работе и сдал лист в бухгалтерию, при этом оплата за больничный будет начислена в ближайшую зарплату (на данном предприятии это 10.07), а НДФЛ следует перечислить в срок до 31.07.

Уплачивать подоходный налог следует в налоговые структуры по месту учета, сопроводив платежной документацией, содержащей код бюджетной классификации, период, за который начислен платеж, а также обоснования (при наличии).

Если у предприятия есть филиалы, подоходные налоги с их работников оплачивают по фактическому адресу размещения филиала (статья 226).

Пример сроков начисления и уплаты подоходного налога:

За июнь на предприятии размер коллективной заработной платы составил 645000 рублей, с которой удержан подоходный налог в сумме 83850 рублей.

Выплата аванса работникам произведена 24.07 в размере 240000 рублей. 31.07 начислены заработная плата и НДФЛ. 8.08 выплачена основная часть заработной платы в сумме 321150 рублей (645000-240000-83850), а 11.08 был перечислен подоходный налог.

Предоставление отчетов по НДФЛ

Работодатели, уплачивающие подоходный налог за сотрудников, должны подавать отчеты в налоговую службу:

• 6-НДФЛ — ежеквартально;
• 2-НДФЛ — ежегодно.

Форма 6-НДФЛ отражает суммы заработка сотрудников, облагаемые подоходным налогом. Отражать суммы, не подлежащие налогообложению, а также те, для которых предусмотрена личная уплата физлицом, не требуется.

Изменения коснулись не только указания кода (15202024 вместо 15201027), но и добавлений. В новом бланке присутствуют добавочные графы (применяемые при реорганизации или ликвидации) и коды (для тех же целей).

Заполнение первого раздела выполняется по нарастающей с начала отчетного периода в таком порядке:

• строка 020 — заработок сотрудников с начала года;
• с. 025 — записи об уплате дивидендов;
• с. 030 — суммарные вычеты из заработка;
• с. 040 — сумма подоходного налога;
• с. 045 — записи об уплате дивидендов;
• с. 050 — записи о нерезидентах, работающих по патенту;
• с. 060 — число работников, чей заработок указан (за вычетом работников, на чей заработок не начисляется НДФЛ);
• с. 070 — сумма подоходного налога с начала отчетного периода;
• с. 080 — одновременно указывается величина налога, который невозможно удерживать, а тот, который будет удержан до завершения периода — не указывается (на указанную величину налога заполняется справка 2-НДФЛ с приставкой 2);
• с. 090 — указывается размер возврата НДФЛ сотрудникам.

Если в отношении сотрудников используются разные процентные ставки, то в с.010-050 указывают раздельные расчетные величины по ним, а в с.060-090 указывают суммарную величину.

Во втором разделе фиксируются выплаты за последний квартал с указанием даты для каждого пункта:

• с.100 — получение заработка;
• с.110 — удержания подоходного налога;
• с.120 — уплаты подоходного налога.

Если даты совпадают, то заработки фиксируют единым блоком в с.100-140 (для трудовых выплат). Сюда не входят оплата листков нетрудоспособности и отпускные (даже при одновременной выплате с зарплатой).

Строка 130 предназначена для фиксации общей величины доходов, начисленных сотруднику (включая материальную помощь, оплату труда и прочие начисления). Сумма указывается до удержания НДФЛ и вычетов. Заработки, облагаемые подоходным налогом по статье 217, следует фиксировать в том размере, в котором они облагаются налогом.

Полагающиеся сотрудникам вычеты отражают в с.030.

Подача справки 2-НДФЛ осуществляется:

• с приставкой 1 — на получателей от работодателя трудового дохода, кроме оплаты товара или услуг;
• с приставкой 2 — на получателей дохода, с которого невозможно удерживать подоходный налог (подарки лицам, не работающим на предприятии, на сумму свыше 4000 рублей) с параллельным включением их в форму с приставкой 1.

Изменения оформления бланка:

• вместо ШК 39908018 использован ШК 30909015;
• в первый раздел добавлены 2 новые строки, предназначенные для оформления реорганизации;
• из второго раздела удалены 2 строки, предназначенные для записи адреса плательщика налога;
• в Порядке заполнения справочник региональных кодов заменен приложением, включающим реорганизационные коды;
• из названия четвертого раздела исключено слово «инвестиционные».

С текущего года справка может предоставляться как на бумаге, так и в электронном виде, в зависимости от численности штата. Электронная подача справки применяется при штате свыше 25 единиц. Не принимается справка, поданная на съемных носителях (дисках и картах).

При подаче справки на бумаге больше не требуется наличие печати, ввиду исключения специального поля.

Первый раздел предназначен для указания сведений о налоговом агенте (предприятии или филиале, начислившем заработную плату сотруднику).

Второй раздел предназначен для указания сведений о получателе дохода:

• гражданство (с указанием кодировки государства);
• код имеющегося удостоверения личности (№ММВ-7-11/485@ прил.1);
• статус налогоплательщика.

Заполнение разделов с третьего по пятый выполняется раздельно для различных налоговых процентных ставок, применяемых к одному и тому же сотруднику, без подачи отдельных справок. Если суммы не начислены, вместо пропусков проставляются нули.

Третий раздел предназначен для отражения в порядке хронологии заработков и средств, облагаемых подоходным налогом и освобожденные от него по статье 217. Информацию следует разделять по месяцам и кодам. Указывать суммы следует в том месяце, в котором они были начислены по факту. К примеру, заработная плата за октябрь выдается в ноябре, но указывается в октябрьском отчете.

Для кодировки доходов и вычетов с текущего года применяется форма №ММВ-7-11/387 в редакции от 24 октября 2017 года.

ПАМЯТКА! Обновления формы не предусматривают указания инвестиционной категории вычетов.

Раздел №5 предназначен для отражения:

• общей суммы доходов, указанных в третьем разделе;
• размера рассчитанного и удержанного с этой суммы подоходного налога;
• итоговая сумма уплаченного НДФЛ.

Справку следует завизировать непосредственно руководству или ответственному за это лицу (представителю бухгалтерии).

Категории плательщиков подоходного налога, перечисленные в статьях 216 и 227-229, в том числе индивидуальные предприниматели на ОСН, а также лица, реализовавшие ранее 3-летнего срока недвижимость, полученную в наследство или в дар, заполняют справку 3-НДФЛ.

Разрешается подача справки на бумаге или в электронной форме до 30.04 следующего года (если подача обязательна). Если подача не обязательна, а является добровольным желанием налогоплательщика, то срок переносится на 3.05 того же года.