Расчетная формула вычисления среднесписочной численности штата за отчетные периоды времени

Среднесписочной численностью штата называют показатель, применяемый в статистике и инструментах налогового управления.

При первой встрече с необходимостью вычисления ССЧ сотрудников у руководства и бухгалтерии возникает множество неясностей.

Разберем некоторые основные моменты, связанные со среднесписочной численностью штата. Как отчитываться по этому параметру? Какие категории сотрудников подлежат учету? По каким формулам нужно считать? После прояснения этих моментов бухгалтерия сможет точно рассчитать показатель и своевременно передаст отчет в соответствующие инстанции.

ССЧ штата — что это и для чего используется

Среднесписочной численностью сотрудников называется отчетный параметр, который передается в органы федеральной налоговой инспекции в период до 20.01 за прошедший отчетный год.

Согласно ст.80 п.3 НК РФ эта форма отчетности должна подаваться ежегодно.

Форма подачи отчетности установлена приказом №ММ-3-25/174 29.03.2007.

Если в предыдущем годовом отчете показатель среднесписочной численности составил 100 и более человек, то сдача отчетности осуществляется исключительно в электронной форме. Предприятиям надлежит передавать отчеты независимо от численности штата.

Не сданный вовремя отчет по ССЧ приводит к начислению штрафов, которые составляют 200 руб. на предприятие (ст.126 п.1 НК) и от 300 до 500 руб. для руководителя и главбуха. Несмотря на невысокие суммы штрафов, отсутствие своевременно поданного отчета по ССЧ может привести к снятию с предприятия льгот, пересчету налоговых сумм, а также штрафным санкциям за возникшую недоплату. И даже после уплаты штрафных начислений с предприятия не снимается обязанность предоставления отчета.

Для чего нужны параметры среднесписочной численности:

1. При подаче отчетности:
   • П-4;
   • РСВ-1;
   • формы N-ПМ и N-МП micro;
   • 4-ФСС.
2. Если предприятие претендует на льготы или подтверждает существующие:
   • переход на УСН;
   • имущественный и земельный налоги;
   • налог на прибыль;
   • налог на добавленную стоимость.

Учет штата

Некоторые категории сотрудников не принимаются в расчет при определении показателя ССЧ штата. К таковым причисляют:

• работники на совмещении, нанятые извне (предусмотрен отдельный учет);
• трудящиеся по гражданско-правовому контракту;
• трудящиеся за границей (без сохранения зарплаты);
• учредительский состав, которым не начисляется зарплата;
• адвокатура;
• военнослужащие, находящиеся при исполнении;
• сотрудники, чье заявление об увольнении находится на рассмотрении;
• прекратившие трудовую деятельность без предупреждения руководителей;
• работники в декретном отпуске и по уходу за ребенком;
• ученики на стипендии, нанятые по ученическому контракту;
• учащиеся, работающие с отрывом от профессиональной деятельности.

При определении ССЧ штата предприятия учитывают трудящихся по факту и находящихся во временном отсутствии по различным причинам.

За целую рабочую единицу принимают такие категории работников:

• пришедшие на рабочее место;
• находящиеся в вынужденном простое;
• командированные, в том числе и за рубеж;
• работники на больничном;
• отсутствующие по государственной необходимости;
• сотрудники на испытательном сроке;
• удаленные сотрудники (на дому);
• работники со званиями;
• студенты и учащиеся с отрывом от трудовой деятельности (при условии сохранения зарплаты);
• практиканты (в случае занятия таковыми должности);
• сотрудники в учебном отпуске с сохранением зарплаты;
• сотрудники в отпусках (очередных, дополнительных и за свой счет);
• сотрудники на выходном;
• временные заместители отсутствующих сотрудников;
• бастующие;
• иностранцы, трудящиеся на территории РФ;
• вахтовики;
• находящиеся в прогуле;
• сотрудники под следственным разбирательством.

К категории трудящихся неполный рабочий день не относятся сотрудники, которым согласно трудовому законодательству РФ полагается сокращение рабочего графика с сохранением полной ставки заработной платы. В список входят:

• несовершеннолетние;
• работники вредных отраслей, горячих цехов и химпроизводства;
• сотрудники с установленными перерывами на кормление;
• работники женского пола, трудящиеся в сельской местности;
• инвалиды 1-й и 2-й группы.

Требуется учитывать некоторые моменты:

• работник, получающий заработную плату и находящийся на половине ставки или 2-х ставках, входит в учет как одна целая штатная единица;
• работник на внутреннем совмещении также учитывается как одна единица
• подрядчик, нанятый по гражданско-правовому контракту, а также зачисленный в штатный список этого же предприятия по основному контракту, считается за одну единицу
• если сокращенный рабочий день установлен по инициативе руководства, то сотрудник принимается за единицу.

Рассчитываем ССЧ сотрудников

Рассмотрим формулы расчета ССЧ сотрудников предприятия за различные отчетные периоды.

Месячный расчет

Отчетная среднесписочная численность определяется на основании параметров ССЧ за все месяцы. Для этого следует вычислить показатель за каждый отдельный календарный месяц подотчетного интервала.

Расчетная формула:

месячный ССЧ=ССЧ с полной занятостью + ССЧ с неполной занятостью

Величину ССЧ для трудящихся полный трудовой день рассчитывают так:

ССЧ с полной занятостью=ОСЧ/колич. дней

Где ОСЧ — общий показатель, а число дней устанавливается календарным методом.

Для работников, трудящихся по сокращенному графику рабочего дня, показатель рассчитывают по-другому. Вначале вычисляют совокупное количество отработанных штатом человеко-дней.

Полученный показатель умножается на количество рабочих дней. Дни фактического отсутствия на рабочем месте (включая б/л, отпуск и пропуски без уважительной причины) принимают за часы прошлого рабочего дня:

Сумма человеко-дней=Отработанное время(в часах)/Норма длительности трудового дня

Итоговая расчетная формула ССЧ для трудящихся сокращенный рабочий день:

ССЧ неполного дня=Количество человеко-дней/Число дней

Нормативы длительности трудового дня:

Наглядный пример

В организации в январе по графику сокращенного дня трудились 7 сотрудников:

• четверо были заняты по 3 часа в день, отработав 24 календарных дня за месяц. При утвержденной норме 36 ч. в неделю, 6 ч. в день, каждый из них учтен как 0,5 человека;
• трое работали по 2 часа в течение 24 дней, что составляет 0,33 человека по тому же нормативу рабочего времени;
• ССЧ неполного дня=(0,5х24+0,5х24+0,5х24+0,5х24+0,33х24+0,33х24+0,33х24)/24=2,99

То есть 3 человека.

На полный рабочий день трудоустроены 36 человек.

Таким образом, ССЧ за январь составляет 36+3=39 человек.

Квартальный расчет

Расчетная квартальная величина ССЧ представляет собой сумму помесячного значения ССЧ за месяцы данного квартала, разделенную на 3 месяца. То есть:

Квартальная ССЧ=(ССЧ1+ССЧ2+ССЧ3)/3

Наглядный пример

В организации была вычислена ССЧ за июнь, равная 525 человек, за июль — 519 человек и за август 507 человек. Таким образом, ССЧ за 3 квартал составляет (525+519+507)/3=517 человек.

При наличии работников, занятых неполный трудовой день, ССЧ вычисляют путем сложения итоговых значений за рабочие месяцы квартала, разделенных в итоге на 3.

Годовой расчет

Показатель годового значения ССЧ рассчитывают по несложной формуле — складывают значения ССЧ за все рабочие месяцы и делят на 12. Выглядит это так:

ССЧ за год=(ССЧ1+ССЧ2+…+ССЧ12)/12

То есть, если предприятие работало не весь календарный год, то среднесписочную численность считают за все рабочие месяцы с последующим делением все так же на 12.

Наглядный пример

Организация начала работать с апреля. ССЧ за эти месяцы составила:

• янв. — 0;
• фев. — 0;
• март — 0;
• апр. — 37;
• май — 44;
• июнь — 48;
• июль — 42;
• авг. — 46;
• сен. — 54;
• окт. — 52;
• нояб. — 53;
• дек. — 56.

ССЧ предприятия за год составит (0+0+0+37+44+48+42+46+54+52+53+56)/12=36 человек.

Точно так же рассчитывают показатели за полугодие и три квартала:

• ССЧп/г = (ССЧ1+ССЧ2+…+ССЧ6)/6
• ССЧ3кв = (ССЧ1+ССЧ2+…+ССЧ9)/9

Округление расчетов

Нередко бывает, что во время вычислений ССЧ итоговое число имеет дробное значение. В таких ситуациях предусмотрено округление дроби до ближайшего целого числа. Отчетность для налоговых органов не допускает дробей. Округлять следует таким образом:

• если цифра десятичной дроби 5 или более, то округлять следует на +1;
• если цифра десятичной дроби 4 и менее — то все цифры после запятой аннулируют.

Расчетные показатели для ПФР и ФСС

При подаче документации для ПФ (РСВ-1) и ФСС (4-ФСС) обязательно предоставление информации о ССЧ. Отличительной особенностью является то, что при расчетах используются данные о лицах, трудящихся согласно гражданско-правовым контрактам и по совместительству, нанятых извне.

Используя информацию, предоставленную в статье, сотрудник с бухгалтерским образованием легко сможет рассчитать показатели среднесписочной численности штата по предприятию. При этом детально рассмотрены тонкости расчета и отличия отчетности для различных контролирующих органов.