Офис open-space: особенности, преимущества и недостатки

Давно прошли те времена, когда все без исключения офисы, вернее, как тогда было принято говорить — конторы, выглядели одинаково — коридор с множеством дверей, ведущих в разные кабинеты. Сегодня все большее распространение получают открытые офисы, open-space. Поговорим о них подробно в этой статье.

Что такое офис open-space 

Понятие open-space переводится просто как «открытое пространство». В области жилой недвижимости это обозначение используется для квартир-студий, а также гостиных, совмещенных с кухней и столовой. Меньше стен — больше простора — вот главный девиз open-space. Офисов это тоже касается напрямую.

В целом, подход к отрытому рабочему пространство существовал давно. Но чаще всего это касалось производств, где цеха изначально огромные и открытые, а также низкоквалифицированных работников, за которыми работодатель предпочитал бдительно наблюдать все рабочее время. В середине прошлого века в США решили, что принцип открытости можно перенести в обычные конторы клерков.

В офисе открытого типа вы не увидите тесных клетушек-кабинетов и дверей. Это одно или несколько достаточно просторных помещений, где обустроены рабочие места. Часто в одной комнате трудятся все сотрудники конкретного подразделения, отдела, например, бухгалтерия или сектор продаж. Иногда вообще все сотрудники предприятия, в том числе директор, располагаются в одной единственной комнате.

Офисы open-space могут быть очень разными, как по размерам, количеству сотрудников, так и по стилистическому оформлению. Но главный принцип — много работников в одном помещении — всегда сохраняется.

Преимущества открытых офисов 

У растущей популярности открытых офисов есть много причин. Вызваны они преимуществами, которые рабочие пространства open-space обеспечивают работодателям и сотрудникам:

1. Экономия места. Нет стен, перегородок, дверей, значит, можно разместить больше рабочих мест. Работодатель однозначно выигрывает, ведь сотрудников в одной комнате больше, не нужны дополнительные площади, экономятся деньги на аренде.
2. Снижаются расходы на ремонт, установку дверей и перегородок. Одно помещение проще поддерживать в надлежащем состоянии.
3. Постоянный контроль за сотрудниками. Это плюс, конечно, исключительно для работодателя, руководства, которое в любой момент может видеть, чем занят каждый член персонала, не пренебрегает ли он должностными обязанностями.
4. Поднимается корпоративный дух. Важности данного показателя мы посвятили отдельную статью. На самом деле, если коллектив трудится в одном помещении, тяжело не сплотиться, процесс общения происходит естественным образом.
5. Взаимодействие между работниками ускоряется и упрощается. Все в одной комнате, не нужно ходить по кабинетам, чтобы передать документы, например, начальнику отдела или коллеге. Упрощается благодаря этому и сам документооборот предприятия.
6. Новички быстрее вливаются в рабочий процесс. Новые сотрудники сразу оказываются буквально в гуще событий, могут советоваться, задавать вопросы, просто наблюдать за остальными. Исключаются случаи личной неприязни, когда к кому-то в кабинет «подсадили» новичка. Кроме того, руководителю проще наблюдать за новеньким, за его общением.
7. Рабочие места распределены справедливо. Все на равных, нет вопросов: «А почему это ваш кабинет больше моего?».
8. Можно заказать типовую мебель, в едином формате для всех без исключения. Такая комплектация офиса тоже обходится работодателю дешевле, не нужно покупать что-то элитное для отдельного кабинета главы отдела и так далее.
9. Намного меньше рисков злоупотреблений и коррупции. Все на виду, любые противоправные действия в отношении посетителей, заказчиков, клиентов сразу заметят коллеги.
10. Все задачи решаются быстрее. Опять-таки, не нужно ходить по кабинетам, чтобы согласовать важный вопрос, например, с главбухом и менеджером. Руководство тоже может объявить о новом решении сразу всем сотрудникам, а не собирать заседание для этого.

Признаем, что большая часть плюсов офиса опен-спейс касается именно работодателя, он выигрывает больше всех. Но, согласитесь, многие моменты важны и для самих работников, которые оказываются в равной ситуации, быстрее справляются с задачами и становятся сплоченным коллективом.

Недостатки открытых офисов 

Однако, несмотря на такое количество преимуществ, с офисами open-space не все так радужно, минусы тоже есть:

• У сотрудников поднимается уровень стресса. Для многих нахождение в одной комнате с большим количеством людей — уже стресс. Причем в таком открытом пространстве нужно находиться минимум 8 часов в день, каждый день, наблюдая вокруг одни и те же лица, одну и ту же суету.
• Шум. Люди не просто находятся рядом, каждый чем-то занят. Кто-то говорит по телефону, кто-то печатает на клавиатуре, здесь работает принтер, а тут кто-то включил кофемашину. В итоге в открытом офисе уровень шума намного выше, чем в обычном отдельном кабинете.
• Нет личного пространства. Просто некуда положить свои собственные вещи, все открыто, на виду, все видят, что кто-то не допил чай или устроил бардак на рабочем столе.
• Снижается мотивация сотрудников. Парадоксально, но, несмотря на повышение корпоративного духа, офисы open-space лишают сотрудников одного из стимулов лучше трудиться. Если раньше они могли рассчитывать на улучшение условий работы, например, на переход в новый кабинет с лучшей мебелью и красивым видом из окна, то теперь все равны, стремиться некуда — останешься все в этом же помещении.
• Посетители могут просто похитить имущество предприятия и сотрудников. В огромном помещении посторонних людей сложно контролировать, они могут свободно перемещаться, риск утраты имущества увеличивается.
• Конфликты. Классика — открыть окно или закрыть? Кому-то холодно, кому-то жарко. А людей много, договориться сложно. Вот вам и повод для конфликта.
• Рутина. Все сотрудники каждый день находятся в одной и той же ситуации, выполняют все те же обязанности, причем на глазах у руководства. И вокруг такие же работники, которые в итоге становятся практически неотличимыми друг от друга.
• Распространение инфекций. Кто-то чихнул и на следующий день у половины офиса такие же симптомы.

Недостатки открытых офисов также важны и для сотрудников, которым может быть просто некомфортно, и для работодателей. Например, хищения имущества и частые, массовые больничные никого из владельцев компаний не порадуют.

Рекомендации и советы по организации офиса опен-спейс 

Исходя из плюсов и минусов открытого офиса, каждый работодатель задумывается над тем, как обустроить такой рабочее пространство, нивелировав его недостатки и максимально используя преимущества.

Наши советы и рекомендации помогут в этом:

• Бороться с вирусами и инфекциями в общем помещении помогут кварцевые лампы, регулярная влажная уборка и проветривание. Кроме того, важно следить за сотрудниками, которые решают не оформлять больничный и продолжают ходить на работу даже с сильным кашлем и другими симптомами заболеваний.
• Уменьшить стресс сотрудников и повысить их комфорт может нестандартный подход к оформлению открытого офиса. Пусть он будет ярким и необычным! Да, возможно, работодателю придется прибегнуть к услугам дизайнера, а это дополнительные расходы. Зато оригинальный и при этом удобный офис будет привлекать новых претендентов на вакантные должности, поднимет престиж компании, улучшит ее имидж.
• Помните, что руководство тоже должно находиться на равных с сотрудниками и располагаться с ними на одной территории. Иначе о многих плюсах офиса open-space придется забыть. Начальник отдела или подразделения, которое располагается в этом помещении, должен быть вместе с подчиненными.
• Полумеры в виде легких перегородок ситуацию не спасут, хотя в ряде случаев могут использоваться, чтобы хотя бы визуально отделить функциональные зоны. Например, место приема посетителей или стол для переговоров.
• Необходимо сразу разрешать конфликты, которые зарождаются в открытом офисе, принимать меры для того, чтобы атмосфера в коллективе была дружелюбной, позитивной.

Заключение

Офис open-space нравится многим работодателям, так как позволяет экономить средства и контролировать сотрудников. Самим работникам такое открытое пространство тоже может понравиться, особенно новичкам.

Но обустроить офис опен-спейс по всем правилам, чтобы максимально использовать преимущества и нивелировать недостатки — достаточно сложная задача, зачастую требующая вмешательства специалистов по организации рабочего пространства.