Пять ошибок на каждом этапе закупочного процесса

Закупки — неотъемлемая часть бизнеса. Магазины приобретают готовые товары у оптовых поставщиков, производство — сырьё, материалы, оборудование, точки общепита — продукты. В процессе закупки можно допустить неисправимые ошибки, которые испортят результат.

Расскажем, как именно можно ошибиться на каждом из пяти этапов закупочного процесса.

Непонятная заявка на закупку

Первая и роковая ошибка — принять в работу невнятное техническое задание. Понятно, что «сроки горят», «давайте, срочно», «мы уже закупали нечто похожее», «посмотрите в предыдущих описаниях».

Так начинать закупку нельзя. Техническое задание может начать дополняться уже по мере того, как происходит выбор поставщиков, приходится подбирать их по новым критериям. В итоге сроки сдвинутся и ускорить процесс никак не получится. Все новые и новые уточнения к ТЗ станут большой проблемой.

Как не сделать ошибку: не лениться и проводить RFI, то есть запрос информации, чтобы исследовать рынок и получить точное техническое задание на закупку. Что, сколько, по какой цене, качеству и так далее. У компании должен быть свой шаблон ТЗ, которого необходимо строго придерживаться. Шаблон нужно согласовать с закупщиком, юристами, финансовым контролером. В идеале такой шаблон должен стать частью общей операционной системы, программы, которую использует предприятие, например 1С. Заполнять именно шаблон и согласовывать его необходимо неукоснительно.

Сужение количества поставщиков

Бывает, что компания сама сужает количество потенциальных поставщиков, выдвигая к ним чрезмерные требования. Конечно, критерии отбора должны быть, например, свой регион, плательщик НДС, ценовой диапазон, широкий ассортимент…

Но иногда бизнес требует, чтобы, например, у поставщика был определенный программный продукт, выдвигает другие дополнительные критерии отбора. В итоге остаются всего один-два возможных поставщика, выбор ограничен.

Как не сделать ошибку: разделить все требования к поставщикам на три группы. В первую войдут обязательные условия, во вторую — желательные, но необязательные, в третью — пожелания к идеальному поставщику, на которые можно закрыть глаза.

Сравнение поставщиков исключительно по цене

На третьем этапе сравниваются квалификации поставщиков, они выравниваются по функциональным требованиям. Очень важно на данной стадии процесса закупки не начать сравнивать предложения исключительно по цене.

Безусловно, хочется закупить товар по самой выгодной цене, сэкономить. Но, скорее всего, такой поставщик будет просто демпинговать, может оказаться, что товар не лучшего качества, срок годности истекает и так далее. Кроме того, сразу отбросив предложения, стоимость которых вы посчитали завышенной, можно лишить себя возможности поторговаться, получить скидку.

Помните, что поставщик тоже смотрит на то, какую цену вы готовы заплатить. И тоже может исключить вашу заявку, посчитав, что это слишком мало.

Как не сделать ошибку: вообще не показывать поставщику раздел «деньги» на данном этапе, когда рассматривается несколько предложений. Сравнивайте предложения по техническим характеристикам, по функциональности, качеству, условиям. Это позволит составить объективный список поставщиков, которым потом будет выслано финальное коммерческое предложение.

Затягивание торгов

Итак, финальные коммерческие предложения поданы, начались тендеры или торги. Нельзя затягивать данный этап, ожидая, что поставщики будут снижать стоимость бесконечно, надеясь получить ваш заказ. Видите, что уже сэкономили выделенный бюджет — прекрасно, пора остановиться.

Да, демпинг возможен, однако в таком случае поставщик может «заиграться», превысить свои возможности и в итоге закупка будет сорвана — обязательства не будут выполнены. В таком случае придется передоговариваться, сдвигать сроки, повышать цену, проводить новый тендер, если поставщик, занявший второе место, тоже не согласится подписать контракт на условиях, которые были даны в пылу затянувшихся торгов.

Как не сделать ошибку: поставить четкую цель — «Нужно сэкономить 5%, 10%, 20% от выделенного на закупку бюджета». Цель согласовывается со всеми лицами, заинтересованными в проведении закупочного процесса. Необходимо помнить о рисках демпинга и как только стоимость снижена до запланированного уровня, прекращать торги, делая окончательный выбор поставщика.

Сомнения в выбранном поставщике

Казалось бы, все уже закончилось, поставщик выбран, контракт подписан, деньги перечислены. Однако, победивший поставщик может банально не понравиться заказчику, руководителю предприятия.

Здесь может возникнуть личная неприязнь, человеческий фактор никто не отменял. Или директор просто не хочет налаживать сотрудничество с новым поставщиком, ему прежний нравился. Заказчик может начать намекать, что вот третий по списку поставщик лучше двух первых, он обладает неким превосходством, которое трудно уловить.

Субъективные претензии к поставщику могут свести на нет всю проделанную работу по его выбору. А точно сказать, что же это за неуловимые преимущества, на что еще обратить внимание в процессе закупки, заказчик не может.

Как не сделать ошибку: сразу пояснить всем заинтересованным лицам, что есть четкие критерии выбора поставщика. Рассказать руководству, что вы можете не только потерять деньги, но и сорвать сроки производства, испортить себе репутацию, если начнете перебирать поставщиками, руководствуясь непонятными претензиями. С вами просто могут начать отказываться работать. 

Заключение

Процесс закупки может оказаться достаточно сложным, особенно, если он не налажен предприятием на каждом этапе. Всегда должно быть четкое техническое задание, конкретные требования к поставщикам, нельзя ориентироваться только на цену и затягивать торги, ожидая, что стоимость будет понижаться бесконечно.

Правильный алгоритм закупки может выработать каждый бизнес, чтобы сделать его неотъемлемой частью деятельности.