Аутсорсинг: плюсы, минусы, инструкция по переходу

Наш портал уже писал, что такое аутсорсинг, как формируется стоимость такой услуги, какие виды существуют, приводил примеры и рассказывал о российских реалиях данной сферы деятельности.

Теперь выясним, какие преимущества и недостатки есть у аутсорсинга, как перейти на него пошагового и ответим на вопросы по этой теме.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Преимущества аутсорсинга в качестве современной услуги для бизнеса, очевидны:

1. Сокращаются расходы на фонд заработной платы. Это ключевой фактор для владельцев компаний! Не требуется выплачивать сотрудникам бонусы и премии, меньше документов в кадровом отделе, сокращаются суммы, которые нужно перечислять во внебюджетные фонды. Да, услуга аутсорсинговой компании тоже стоит денег. Однако ее стоимость может оказаться меньше расходов на содержание собственного персонала.
2. Меньше социальных обязательств. Своими сотрудниками занимается аутсорсинговая фирма. Вам не нужно будет платить им больничные и отпускные, предоставлять какие-то льготы и преференции, не нужно вовремя платить налоги и повышать зарплаты до уровня МРОТ. За это все отвечает аутсорсер, которому вы платите строго оговоренную в рамках договора сумму.
3. Можно заниматься основной деятельностью, ни на что не отвлекаясь. Меньше тратится управленческих ресурсов, что особенно важно для компаний с разветвленной структурой.
4. Есть возможность получать услуги более высокого качества. Найти квалифицированные кадры бывает нелегко. К тому же опытные профессионалы требуют высокой заработной платы. У аутсорсинговой фирмы свой квалифицированный персонал уже есть, сотрудники занимаются именно нужным вам видом деятельности, например, бухучетом или юридическим сопровождением сделок. Если что-то пойдет не так, отвечать будет аутсорсер, который гарантировал высокое качество оказываемых услуг.
5. Можно быстро реорганизовать бизнес. В любой момент можно отказаться от услуг этого аутсорсера и подписать договор с другим. Нет необходимости увольнять персонал, выплачивать выходные пособия, искать новых сотрудников, тратя на это много времени.

Однако у аутсорсинга есть и недостатки:

1. Расходы могут вырасти. Например, сторонняя компания решила поднять стоимость услуг, изменить структуру расценок. Или оказывать нужную вам услугу за дополнительную плату. В итоге может оказаться, что первоначальная экономия на содержании штатных сотрудников уже неактуальна. Если аутсорсеру отданы несколько направлений работы, то контролировать нужно их все, чтобы не превысить смету и не оказаться в убытке.
2. Качество услуг может оказаться низким. Никто от этого не застрахован. У аутсорсинговой компании может оказаться юрист, который проиграет именно ваше дело. Или вместо опытных мерчендайзеров пришлет на торговую точку мигрантов, плохо разбирающихся в теме. В итоге вы получите вовсе не то качество услуг, на которое рассчитывали. Именно поэтому к выбору аутсорсера нужно подходить скрупулезно, узнать, кто на него работает, нет ли повышенной текучки кадров.
3. Нельзя поручиться, что конфиденциальная информация о деятельности вашей фирмы не станет достоянием конкурентов. Контролировать собственных штатных сотрудников проще, а вот сторонних — сложно. Выйти из положения можно, если прописать в договоре жесткие условия сохранения конфиденциальной информации и коммерческой тайны. Или просто не передавать такие сведения аутсорсеру, оставив в ведении штатных сотрудников.
4. Можно оказаться в сильной зависимости от аутсорсинговой компании. Например, в городе пока невысока конкуренция между профильными предприятиями, пришлось согласиться на единственное подходящее предложение. В такой ситуации сменить аутсорсера, даже если его услуги недостаточно высокого качества, будет очень непросто.

Нивелировать недостатки аутсорсинга может только тщательный выбор исполнителя и максимально строгий контроль за его работой. Все претензии и пожелания нужно озвучивать сразу, а возможный рост стоимости услуг должен быть прописан в договоре.

Инструкция по переходу на аутсорсинг

Пошаговый переход на аутсорсинг выглядит следующим образом:

• Выбор сферы, которую можно передать сторонней компании. Очень важный шаг! Нужно проанализировать все, чем занимается ваше предприятие и решить, что именно можно передать аутсорсеру с выгодой для себя и без ущерба для бизнеса. Какие непрофильные виды деятельности занимают больше всего ресурсов и времени? Напомним, что о видах аутсорсинга наш портал уже писал. Крупные предприятия чаще всего отдают сторонним компаниям сферу общепита, обращаются к кейтеринговым фирмам, отдают аутсорсерам транспортную сферу, клининг и ремонтные подразделения. Мелкий и средний бизнес чаще обращается к аутсорсерам за бухгалтерскими и юридическими услугами.
• Выбрать партнера. Какие аутсорсинговые фирмы работают в вашем городе? Нужно изучить их прайс, выяснить, как долго они на рынке, какой репутацией обладают. Есть ли у конкретной компании нужные ресурсы, профессиональные кадры. Выдержит ли аутсорсер дополнительную нагрузку в виде ваших заказов? Все это требует внимательного рассмотрения. Крупные предприятия могут объявить тендер, небольшие просто выбирают лучшее из трех, а в идеальном случае — из пяти предложений.
• Подписание договора. По сути, это договор возмездного оказания услуг, который регулируется статьями 160 и 161 Гражданского кодекса. Обязательна письменная форма. В договоре с аутсорсером нужно прописать:
  • Наименования сторон.
  • Основания, на которых действуют исполнитель и заказчик.
  • Перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсинговая фирма. Это и есть предмет договора.
  • Объем услуг, если его можно заранее определить. Или же порядок определения данного объема в процессе дальнейшего сотрудничества.
  • Стоимость услуг. Можно приложить прайс аутсорсера.
  • Обязанности и права сторон.
  • Как будет контролироваться деятельность аутсорсера.
  • Штрафные санкции, если стороны не выполнят свои обязательство, ответственность подписантов.
  • Как будут разрешаться спорные вопросы.
  • Срок действия договора. Чаще всего это один год, но с возможностью пролонгации.
  • Как будут вноситься изменения в договор, условия его расторжения.
  • Подписи сторон, печати, реквизиты.
  • Внесение предоплаты. Ее может и не быть, если в договоре нет данного условия. Иногда оплату разбивают на отдельные части, что тоже прописывается документально.
  • Контроль за тем, как исполняется договор. Этим занимаются руководители смежных подразделений предприятия.
  • Оплата услуг, согласно договору. Вносится оставшаяся после предоплаты сумма.

Ответы на вопросы об аутсорсинге

Ответим на распространенные ошибки об аутсорсинге:

Вопрос № 1. Какие ошибки может совершить фирма, которая решила перейти на аутсорсинг?

Да, ошибки в таком случае не редкость. Вот основные из них:

• Быстрое сокращение штата. Да, вы наняли аутсорсера и спешите сократить расходы на содержание собственного персонала. Но может оказаться так, что вы своих сотрудников уже уволили, а аутсорсер еще не приступил к работе, у него недостаточно собственного персонала. И работа просто застопорится.
• Нет четких сроков в договоре. Это должен быть строго прописанный график! Например, бухгалтерская отчетность должна быть готова к 20 числу каждого месяца, ни на день позже. Или кейтеринговая фирма обязана привозить обед в офис ежедневно в 13:00. Или монтаж компьютерных сетей должен быть закончен к 1 октября. Даты непременно указываются в договорных условиях.
• Не прописана конкретно ответственность исполнителя. Например, в договоре есть фраза: «За несвоевременное исполнение или неисполнение условий договора исполнитель несет ответственность, согласно российскому законодательству». Это очень расплывчато. Нужно конкретно прописать, например: «За несдачу декларации по НДС к 20 числу каждого месяца исполнитель платит неустойку в размере 10% стоимости услуг».
• Не был учтен форс-мажор, затраты на аутсорсинг подсчитали по оптимистичному сценарию. Это может привести к тому, что реальная сумма расходов на услуги сторонней компании оказывается выше планируемой.

Вопрос № 2. Как можно открыть свою аутсорсинговую компанию?

Для начала следует определиться с тем, какие услуги вы будете оказывать. Какая ниша свободна в вашем городе, что востребовано крупными заказчиками? Часто аутсорсерами становятся бывшие штатные сотрудники, которые точно знают, что нужно их предыдущему работодателю и пользуются его доверием.

Начинать можно только в том случае, если у вас на примете минимум один-два потенциальных заказчика. Затем нужно открыть ИП или юрлицо, с крупными компаниями лучше всего работать в качестве ООО. Вам потребуется офис, наемный персонал, скорее всего, нужно будет провести рекламную кампанию.

Стартовые затраты на открытие ООО с тремя сотрудниками могут достичь 250 тысяч рублей. Не забудьте, что сегодня продвигать свои услуги эффективно в интернете.

Заключение

В России аутсорсинг сейчас уже применяется довольно активно и широко. Его преимущества превалируют над недостатками, поэтому предприятия охотно передают непрофильные сферы деятельности сторонним исполнителям.

При переходе на аутсорсинг особенно важно выбрать компанию с безупречной репутацией, опытом и нужными ресурсами. Кроме того, договор должен быть оформлен по всем правилам, в нем нужно прописать каждый пункт, обязательный к исполнению сторонами. Не совершайте распространенные ошибки при переходе на аутсорсинг, и вы останетесь довольны своим решением.