Особенности оформления трудовой книжки в 2019 году

Трудовая книжка — очень важный документ, который должен быть у всех трудоустроенных граждан. Именно в трудовую вносятся все сведения о стаже, изменении места работы, повышении в должности… Данный документ нужен, когда речь идет об оформлении пенсии, льгот, копию трудовой книжки потребует банк, если вы пойдете туда оформлять кредит. Поговорим о трудовых книжках максимально подробно.

Законодательство в сфере оформления и ведения трудовых книжек 

Все вопросы, связанные с трудовыми книжками, регламентируют следующие законодательные акты России:

• Статьи 62, 192 и 193 Трудового кодекса.
• Правительственное постановление №225.
• Правительственное постановление №257.
• Другие нормативно-правовые акты, касающиеся трудовой деятельности граждан и обязанностей работодателя.

В указанном постановлении №225 есть полный алгоритм ведения, выдачи, заполнения, хранения трудовых книжек. На предприятии должны принять локальный акт, в котором следует указать, кто именно будет заниматься ведение трудовых книжек, кто имеет право их оформлять, вносить корректировки, выдавать сотрудникам. Обычно этими вопросами занимается отдел кадров, если его не на фирме, то бухгалтерия, главный бухгалтер либо лично руководитель компании.

Какие сведения содержатся в трудовой книжке

Трудовая книжка открывается на каждого работника при его первом официальном устройстве на работу. В документе прописываются:

• ФИО сотрудника в полной форме, не инициалы!
• Дата и место рождения.
• Имеющееся образование.
• Название предприятия, куда устроился на работу гражданин.
• Переводы, в том числе внутри фирмы, смена должностей.
• Увольнение с указанием причины.
• Сведения о награждениях, поощрениях, достижениях сотрудника.

Не обязательно указывать в трудовой книжке 2019 года сведения о взысканиях и нарушениях. Исключением служит увольнение по статье за нарушения трудовой дисциплины и хищения, например. Всегда ставится штамп организации с ее адресом и полным названием. Если штампа нет, то данные сведения вносятся от руки.

Трудовая книжка заполняется строго в календарной, временной последовательности — начало трудоустройства, уход с данного предприятия, прием на новое место службы и так далее. Все записи нумеруются по порядку, даты обязательно указываются.

Недостатки работы без оформления трудовой книжки 

Варианты работы без оформления трудовой книжки возможны. Например, в случае заключения гражданско-правового договора. Кроме того, не заводится трудовая книжка на сотрудников, выполняющих обязанности по совместительству. В таком случае оформляется трудовой договор.

Также можно работать без оформления трудовой книжки, если нанимателем является физическое лицо, предприниматель. В таком случае:

• Оформляется трудовой договор.
• Работодатель в любом случае начисляет и выплачивает все положенные по закону взносы за сотрудника.
• Записи в трудовую, даже если она уже есть у сотрудника, не вносятся.

К минусам работы без трудовой книжки относятся:

• Все, кто работает по гражданско-правовым договорам, не имеют право на оплачиваемый отпуск, больничные и декретные.
• Работа нестабильная, временная, договор работодатель может расторгнуть в одностороннем порядке.

Правила оформления трудовой книжки

Основные правила оформления трудовой книжки выглядят так:

1. Каждая запись нумеруется.
2. Заполняется всегда на русском языке. В случае с иностранными филиалами записи все равно дублируются на русском.
3. Нельзя использовать аббревиатуры и сокращенные записи. Исключение можно сделать для названия фирмы.
4. Даты пишут числами, только месяц можно указать полностью буквами — «август, сентябрь» и так далее. Год пишется полностью — 2019, например.
5. Все сведения заверяются печатью работодателя, иначе они будут недействительными.
6. Заполнение происходит чернилами синего, фиолетового или черного цветов.
7. Титульную страницу заполняет первый работодатель гражданина. Здесь указываются ФИО из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность сотрудника, его дата рождения, профессия. Ставится печать для заверения сведений.
8. Все записи о трудовой деятельности должны соответствовать регламенту ТК. В частности, в записи об увольнении указывается соответствующая его причине статья Трудового кодекса. Также нужно указывать реквизиты приказа о приеме на работу и увольнении, ведь это основание для записи в трудовой книжке.
9. Увольняемый сотрудник тоже фиксирует запись в трудовой своей подписью. Ее не будет под записью о прекращении трудовой деятельности только в случае смерти работника.

Как внести корректировки в записи трудовой книжки 

Бывает, что при оформлении и ведении трудовой книжки были допущены ошибки. В таком случае владелец документа должен:

• Написать заявление на имя своего работодателя.
• Предоставить ему документы, на основании которых будет проведена корректировка записей.

Если ошибка была допущена в новой, только что открытой трудовой книжке, то документ списывается по акту и уничтожается, вместо него заполняется новый бланк.

В других случаях схема действий такова:

• Указывается номер неправильной записи.
• Проставляется дата корректировки.
• Вносится запись о том, что прежняя информация не действительна.
• Вносится правильная запись с указанием документов, на основании которых была проведена корректировка.

Если сотрудник сменил фамилию, например, гражданка взяла фамилию мужа после свадьбы, то это изменение нужно зафиксировать в том числе и в трудовой книжке. Корректировку при этом должен сделать работодатель, на которого в данный момент работает сотрудник.

Сначала сотрудник пишет заявление о том, что в его трудовую книжку нужно внести изменения на основании, например, свидетельства о браке или нового паспорта. В целом, это необязательно, но практикуется. Потом на предприятии издают указ о внесении изменений в трудовую книжку. Прикладываются копии свидетельств о браке или его расторжении, нового паспорта сотрудника.

Старая фамилия зачеркивается одной чертой, аккуратно, рядом проставляется новая. На развороте, слева, прописывается документ, ставший основанием для смены фамилии в трудовой книжке. Все заверяется печатью предприятия и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Как оформить вкладыш к трудовой книжке 

Как и в любом другом документе, в трудовой книжке ограниченное количество листов. Бывает так, что человек часто менял место работы, свободное место в трудовой закончилось. В таком случае, согласно постановлению правительства, книжка дополняется специальным вкладышем на 46 листов размером 8,8х12,5 сантиметра. Такие страницы из картона, полностью отвечающие содержанию трудовой книжки, просто вшиваются в нее.

Обычно вкладыш пришивается жесткими нитями в конце трудовой книжки, перед обложкой. Заполняется он точно так же, как и все остальные листы трудовой, заверяется печатью предприятия. Все записи должны быть читаемыми, понятными, отвечающими правилам и нормам закона.

Нумерация на страницах вкладыша продолжает нумерацию трудовой книжки. У вкладыша тоже есть титульный лист, его нужно предварительно заполнить и зафиксировать все данные печатью предприятия. При этом сведения должны быть актуальными на момент заполнения.

Количество вкладышей к трудовой книжке законодательство не ограничивает. Исправлять ошибки на таких дополнительных страницах путем зачеркивания нельзя, испорченный лист удаляется и уничтожается, о чем делается специальная запись в книге учета трудовых книжек. Вместо него вшивается новый лист, который заполняется правильно.

Учет трудовых книжек на предприятии

Все трудовые книжки сотрудников предприятия нужно учитывать. Занимается этим лицо, ответственное за сами трудовые книжки, чаще всего сотрудник кадрового отдела или бухгалтер. Есть специальная книга учета трудовых.

В этом документе фиксируются:

• Оформление трудовой книжки для сотрудника, который устроился на работу впервые.
• Прием трудовой книжки от гражданина, который устроился на работу.
• Оформление дубликата трудовой книжки.
• Выдача вкладыша.
• Выдача трудовой книжки на руки сотруднику, который уволился.

Все книги учета трудовых книжек имеют твердый переплет, на титульном листе указываются все данные работодателя, даты открытия и окончания ведения документа, страницы нумеруются, прошиваются, узел скрепляется сургучной печатью, использовать бумажную наклейку нельзя! Возле печати указывается количество листов книги — цифрами и прописью, ставится подпись ответственного сотрудника.

Сами записи делаются от руки, использовать корректор нельзя, ошибки исправляются, как и в самой трудовой книжке — соответствующими записями с указанием документа, ставшего основанием для этого.

Графы книги учета трудовых книжек имеют следующее содержание:

1. Номер по порядку.
2. 2, 3 и 4 — даты событий, например, открытия трудовой, вкладыша к ней, внесение записей в документы.
3. ФИО сотрудника.
4. Номер и серия его трудовой книжки.
5. Должность. При этом при смене должности в книге она не меняется.
6. Название работодателя.
7. Дата и номер приказа о трудоустройстве.
8. ФИО ответственного за ведение книги сотрудника.
9. Сумма денег, взимаемых за бланк трудовой книжки и вкладыша.
10. Дата возврата трудовой книжки в случае увольнения.
11. Подпись сотрудника, который забрал свою трудовую книжку.

Утеря трудовой книжки, ее восстановление, ответственность работодателя 

Все вопросы, связанные с утратой трудовой книжки, регламентируются статьей 65 Трудового кодекса. Руководство предприятия можно привлечь к ответственности за это! Штраф для ИП достигает 5 тысячи рублей, для юрлица — 50 тысяч рублей. Возможна приостановка деятельности фирмы на три месяца.

Вину работодателя должна установить специальная комиссия. Владелец же утраченной трудовой книжки обязан:

• Написать заявление в кадровый отдел.
• Подождать отправления запросов в контролирующие инстанции.
• Оформить дубликат вместо утраченной трудовой книжки.

Работодатель несет ответственность в следующих случаях:

• Внесение ложных сведений в трудовую книжку.
• Сотрудника необоснованно отстранили от работы, уменьшили ему зарплату или перевели на более низкую должность.
• Сотрудника не восстановили в должности, несмотря на решение трудовой инспекции.
• Причина увольнения указана неверно.
• Трудовую книжку не отдали сотрудники вовремя.

Какие документы нужны для оформления дубликата трудовой книжки

Чтобы восстановить потерянную трудовую книжку, нужны следующие документы:

• Новый бланк.
• Копия утерянной трудовой, но она должна быть заверена, что встречается не так часто.
• Трудовые договоры со всех мест работы сотрудника.
• Все приказы на его увольнение и принятие на работу.
• Справка о стаже из Пенсионного фонда.
• Все приказы на повышение, поощрение и так далее.

Собрать все документы от всех бывших работодателей бывает непросто, особенно, если фирма уже закрылась. Поэтому процесс восстановления трудовой книжки бывает долгим и сложным. В случае ликвидации компании нужно обращаться в Государственный архив, иногда требуется привести двух-трех свидетелей, которые подтвердят, что человека работал на этом предприятии в конкретный период.

Кроме того, можно отправиться в суд, который сам будет запрашивать сведения о трудовой деятельности у бывших работодателей. Но процесс может сильно затянуться, суд — самый трудоемкий вариант восстановления трудовой книжки.

На работодателя, который затягивает процесс оформления дубликата трудовой книжки, целесообразно жаловаться в трудовую инспекцию.

Часто бывает, что восстановить все записи в дубликате трудовой книжки позволяет только заверенная копия документа-оригинала.

Оформление пенсии на основании трудовой книжки 

Напомним вам, что размер пенсии будет напрямую зависеть от того, сколько начислений поступает каждый месяц на индивидуальный лицевой счет будущего пенсионера, а также от его страхового стажа.

Для оформления пенсии гражданин идет в отделение ПФР по месту своей регистрации с пакетом нужных документов. При этом работодатель обязан в течение трех дней выдать сотруднику все документы, которые нужны ему для оформления пенсии.

Если же выдается оригинал, то нужно оформить расписку о получении трудовой книжки с указанием ФИО сотрудника, датой выдачи и датой возвращения трудовой книжки.

Реформа по отмене бумажных трудовых книжек

Сегодня у каждого, кто официально работает, есть свой персональный страховой счет, на котором учитываются все отчисления со стороны работодателя. Поэтому наличие трудовой книжки для подтверждения стажа отходит на второй план, становится неактуальным. Российское правительство еще в минувшем году заявило о том, что на смену бумажным трудовым книжкам придут электронные документы. Наш портал посвятил этим планам и особенностям электронных трудовых отдельную статью.

Предварительно властям нужно будет внести корректировки в статью 66 Трудового кодекса и другие нормативно-правовые акты. В целом, электронный документооборот, в том числе в области трудовых отношений — современная реальность и объективная необходимость.

По факту, трудовые книжки заменят трудовые договоры, которые будут подтверждать факт трудоустройства. У каждого работодателя России будет свой личный кабинет, в котором он сможет вносить, корректировать, сохранять данные о сотрудниках. И необходимость в бумажных трудовых книжках просто отпадет.

Однако, отметим, что пока данная реформа тормозится, компьютерные программы не отработаны, есть риск, что систему взломают хакеры с целью обнародования и искажения данных. Программы также могут просто зависать, есть риск потерять информацию, может быть сложно подтвердить свой страховой стаж, если работодатель не перечислял взносы.

Поэтому данная реформа нуждается в усовершенствовании, отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только в следующие два года.

Заключение

Несмотря на планы российского правительства, привычные нам трудовые книжки в 2019 году по-прежнему очень актуальны. Это важный документ, который нужно правильно оформлять, заполнять, корректировать и восстанавливать в случае необходимости. Уверены, что наша статья будет полезна и работодателям, и сотрудникам, всем, у которых есть трудовые книжки.